API-Integration: Wie Sie bestehende Tools sicher mit Ihrem ERP verbinden

Einleitung

Die meisten mittelständischen Unternehmen arbeiten heute mit einem Flickenteppich aus ERP, CRM, Buchhaltung, Kollaborationstools und Spezial-Apps – oft ohne durchgängige Schnittstellen und ohne klare Governance für Datenschutz integrierte Geschäftssysteme. Gleichzeitig steigen die regulatorischen Anforderungen: DSGVO ERP, Compliance Business Software, Cloud Datenschutz und IT-Sicherheit sind längst Chefsache. Wer seine Systemlandschaft nicht strategisch über APIs integriert, riskiert Dateninkonsistenzen, manuelle Fehler, Schattenprozesse und teure Datenschutzvorfälle. Moderne API-Integration verbindet bestehende Tools mit dem ERP zu einem zentralen Nervensystem, in dem Datenhoheit und Datensparsamkeit mit effizienten, automatisierten Prozessen zusammenspielen. Dieser Leitfaden zeigt praxisnah, wie Unternehmen Schnittstellen so planen, umsetzen und betreiben, dass sowohl Business als auch Datenschutz profitieren. Von rechtlichen Grundlagen über technische und organisatorische Maßnahmen bis hin zu Cloud- und KI-Szenarien erhalten Sie einen strukturierten Fahrplan, um Ihre Systemarchitektur zukunftsfähig, skalierbar und DSGVO-konform aufzubauen – ohne Ihre bestehende Tool-Landschaft aufgeben zu müssen.

• Grundlagen des Datenschutzes in komplexen Geschäftssystemen
• Herausforderungen für den Datenschutz in integrierten Systemen
• DSGVO-Compliance in der Praxis für ERP/CRM-Systeme
• Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOMs)
• Die Rolle von Cloud-Lösungen und KI im Datenschutz
• Vorteile integrierter, datenschutzkonformer Business-Lösungen
• Zukunft des Datenschutzes und Best Practices
• Häufig gestellte Fragen (FAQ)
• Fazit
• Quellen und weiterführende Literatur

Grundlagen des Datenschutzes in komplexen Geschäftssystemen

Datenschutz ist in integrierten Geschäftssystemen weit mehr als ein reines IT-Thema; er betrifft nahezu alle Kernprozesse von Vertrieb und Einkauf über Personalwesen bis zur Finanzbuchhaltung. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden – etwa Kundendaten in CRM-Systemen, Lieferantendaten im ERP oder Mitarbeiterdaten in HR-Modulen – greift die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) mit ihren Prinzipien wie Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung und Integrität. Diese Grundsätze müssen auch dann eingehalten werden, wenn Daten über APIs zwischen verschiedenen Tools ausgetauscht und in Echtzeit synchronisiert werden. In der Praxis bedeutet das: Jede Schnittstelle ist eine eigene Verarbeitungstätigkeit, die rechtlich, technisch und organisatorisch abgesichert werden muss, um Bußgelder, Reputationsschäden und operative Risiken zu vermeiden.

Kernbegriff ist die Datenverarbeitung, die jeden automatisierten Vorgang umfasst, vom bloßen Speichern über das Ändern bis hin zur Löschung von Daten in ERP- und CRM-Systemen. Unternehmen müssen für jede dieser Verarbeitungen eine Rechtsgrundlage nachweisen, zum Beispiel Vertragserfüllung, gesetzliche Pflicht oder Einwilligung der betroffenen Personen. Besonders kritisch sind Datenflüsse in integrierten Landschaften mit Cloud-Diensten, bei denen häufig externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Spiel sind. Hier sind Auftragsverarbeitungsverträge, klar definierte Verantwortlichkeiten und dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen unverzichtbar. Wer bereits bei der API-Architektur Privacy-by-Design und Privacy-by-Default mitdenkt, reduziert den Aufwand in Audit- und Prüfprozessen erheblich und erhöht die Compliance-Fähigkeit der gesamten Organisation.

Auch das Prinzip der Datenhoheit spielt eine zentrale Rolle: Unternehmen müssen jederzeit nachvollziehen können, wo welche personenbezogenen Daten liegen, wer darauf zugreift und zu welchen Zwecken sie verwendet werden. In stark vernetzten Systemlandschaften mit mehreren SaaS-Anbietern ist das nur mit einem strukturierten Daten- und Schnittstellenkonzept möglich, das Rollen, Zugriffsrechte und Datenflüsse nachvollziehbar beschreibt. Ergänzend steigen die Anforderungen an Informationssicherheit: Schutzziele wie Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Authentizität müssen in allen beteiligten Systemen und den Verbindungen dazwischen umgesetzt werden. Die API-Integration ist damit ein zentraler Hebel, um ein ganzheitliches Datenschutz- und Sicherheitsniveau in der gesamten Business-IT zu erreichen.

Herausforderungen für den Datenschutz in integrierten Systemen

Mit jeder neuen SaaS-Anwendung, jedem Fachtool und jedem externen Dienstleister steigt die Komplexität der eigenen Datenlandschaft. Eine der größten Herausforderungen ist die unkontrollierte Datenflut: Kundendaten, Bestelldaten, Zahlungsinformationen und Supporttickets werden parallel in ERP, CRM, Shopsystem, Ticketing- und Marketing-Tools gehalten und über unterschiedliche Schnittstellen synchronisiert. Ohne zentrale Steuerung führt das schnell zu widersprüchlichen Datensätzen, unklaren Verantwortlichkeiten und schwer nachvollziehbaren Verarbeitungswegen. Für den Datenschutz bedeutet das: Es wird immer schwieriger, ein vollständiges und aktuelles Bild aller Verarbeitungsaktivitäten zu gewinnen, Betroffenenrechte umzusetzen und Datenpannen rechtzeitig zu erkennen. Fragmentierte Lösungen mit vielen Insellösungen begünstigen zudem Schatten-IT, weil Fachabteilungen aus Effizienzgründen eigene Tools einführen, die oft nicht in das zentrale Compliance- und Sicherheitskonzept eingebunden sind.

Technisch entstehen Risiken an den Schnittstellen selbst: APIs, die ohne starke Authentifizierung, Verschlüsselung und Rate-Limiting betrieben werden, öffnen Angriffsflächen für unbefugte Zugriffe oder Datenabflüsse. Auch fehlende oder unzureichende Protokollierung ist problematisch, da sie Sicherheitsvorfälle schwerer erkennbar und forensisch schlechter nachvollziehbar macht. Hinzu kommt die Versionierung: Wenn externe Anbieter ihre APIs ändern, können Integrationen brechen oder unerwartete Datenflüsse entstehen, die nicht mehr zu den dokumentierten Verarbeitungsverzeichnissen passen. Auf organisatorischer Ebene fehlt häufig eine klare Governance für die Auswahl neuer Tools, die Verwaltung von Zugriffsrechten und die regelmäßige Überprüfung der Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen. Diese Gemengelage führt in vielen Unternehmen zu einem Zustand, in dem zwar hohe Automatisierungsgrade erreicht werden, aber das Risiko von Compliance-Verstößen und Datenpannen stillschweigend mitwächst.

Erschwerend kommt hinzu, dass viele Systeme global agierende Cloud-Dienste einbinden, bei denen Datenverarbeitungen in Drittstaaten nicht vollständig transparent sind. Zwar bieten zahlreiche Anbieter Standardvertragsklauseln und technische Zusatzmaßnahmen an, doch ohne gründliche Risikoanalyse bleibt unklar, ob das Schutzniveau dem der DSGVO entspricht. Unternehmen müssen außerdem sicherstellen, dass bei Systemwechseln oder der Stilllegung einzelner Tools Daten konsistent gelöscht oder migriert werden, damit keine „vergessenen“ Datenbestände entstehen. All diese Herausforderungen machen deutlich: Datenschutz in integrierten Systemlandschaften ist nur mit einem strukturierten Lifecycle-Management von Schnittstellen, einer klaren Rollen- und Rechtevergabe und einem kontinuierlichen Monitoring von Datenflüssen beherrschbar. Eine professionelle API-Strategie ist daher ein zentrales Element jeder nachhaltigen Digitalisierungsroadmap.

DSGVO-Compliance in der Praxis für ERP/CRM-Systeme

Damit ERP- und CRM-Systeme DSGVO-konform betrieben werden können, benötigen Unternehmen einen systematischen Ansatz, der Rechtskonformität, technische Umsetzung und organisatorische Prozesse miteinander verzahnt. Ausgangspunkt ist ein vollständiges Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, in dem alle relevanten Systeme, Schnittstellen und Datenflüsse dokumentiert sind. Für jede dieser Verarbeitungen muss eine klare Rechtsgrundlage festgelegt werden, zum Beispiel Vertragserfüllung im Rahmen von Kunden- und Lieferantenbeziehungen oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten im Finanz- und Rechnungswesen. Ebenso wichtig ist eine transparente Information der Betroffenen über Zwecke, Rechtsgrundlagen und Empfänger ihrer Daten, etwa in Datenschutzhinweisen auf der Website, in Verträgen und in internen Prozessen, die den Umgang mit Auskunftsersuchen regeln.

Ein zentrales Element der DSGVO-Compliance ist die Umsetzung der Betroffenenrechte in integrierten Systemlandschaften. Dazu gehören insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. In der Praxis heißt das: ERP, CRM und angebundene Tools müssen so integriert sein, dass ein Auskunftsersuchen oder Löschbegehren zentral angestoßen und über alle relevanten Systeme hinweg konsistent umgesetzt werden kann. Unternehmen sollten hierfür standardisierte Workflows etablieren, die festlegen, wer welche Schritte in welcher Frist durchführt und wie die Umsetzung dokumentiert wird. Ein weiterer wichtiger Baustein ist die Auftragsverarbeitung: Externe Dienstleister, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten – etwa Cloud-ERP-Anbieter, Hosting-Provider oder Integrationsplattformen – müssen über rechtssichere Verträge, technische und organisatorische Maßnahmen sowie klare Kontrollmechanismen eingebunden sein.

In vielen Fällen ist außerdem zu prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) notwendig ist, etwa bei umfangreicher Verarbeitung sensibler Daten oder bei Profiling-Prozessen, die eine hohe Risikolage für Betroffene erzeugen können. Hierbei sind insbesondere umfangreiche ERP/CRM-Integrationen mit Scoring-, Marketing-Automation- oder KI-basierten Entscheidungsmodellen relevant. Ergänzend empfiehlt sich ein strukturiertes Compliance-Management mit regelmäßigen Audits, internen Richtlinien, Schulungen und Prüfprozessen für neue Tools und Schnittstellen. Unternehmen, die frühzeitig Datenschutz und Informationssicherheit in ihre Integrationsprojekte einbeziehen, reduzieren den Aufwand bei Nachbesserungen erheblich und schaffen Vertrauen bei Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden. Für die tägliche Praxis lohnt sich zudem der Aufbau eines klaren Rollenmodells, in dem Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheit, Fachbereiche und Geschäftsführung ihre jeweiligen Aufgaben in der Governance rund um ERP- und CRM-Systeme genau kennen.

Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sind das Rückgrat eines wirksamen Datenschutz- und Sicherheitskonzepts in integrierten Systemlandschaften. Technisch beginnt dies bei der konsequenten Verschlüsselung: Daten sollten sowohl bei der Übertragung (Transportverschlüsselung) als auch im Ruhezustand (Verschlüsselung auf Datenbank- oder Speicherebene) geschützt werden. Für API-Verbindungen bedeutet das den Einsatz etablierter Protokolle, starken Cipher-Suites und zeitgemäßer Zertifikatsverwaltung. Ergänzend müssen Authentifizierungs- und Autorisierungsmechanismen wie OAuth 2.0 oder OpenID Connect implementiert werden, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Anwendungen und Benutzer Zugriff auf Schnittstellen erhalten. Rate-Limiting, IP-Filter, Web Application Firewalls und API-Gateways helfen, Missbrauch und automatisierte Angriffe zu erkennen und zu begrenzen.

Eine zweite zentrale Säule sind differenzierte Zugriffskontrollen. Rollenbasierte Zugriffskonzepte (RBAC), wie sie moderne Plattformen nutzen, ermöglichen es, Berechtigungen granular nach Funktionen, Verantwortlichkeiten und Standorten zu vergeben. Sensible Datenfelder – etwa Finanzdaten, Gesundheitsangaben oder vertrauliche Vertragsinformationen – sollten zusätzlich über Feldberechtigungen und Protokollierung abgesichert werden. Audit-Trails, die alle relevanten Zugriffe und Änderungen revisionssicher erfassen, schaffen Transparenz und erleichtern sowohl interne Kontrollen als auch externe Prüfungen. In integrierten Umgebungen ist wichtig, dass diese Protokollierung systemübergreifend gedacht wird: Ein Datenzugriff aus einem angebundenen Tool muss genauso nachvollziehbar sein wie eine Änderung direkt im ERP. Ergänzend sollten regelmäßige Penetrationstests, Schwachstellenscans und Code-Reviews für Schnittstellen eingeplant werden, um Sicherheitslücken frühzeitig zu erkennen.

Auf organisatorischer Ebene gehören klare Richtlinien, Verantwortlichkeiten und Prozesse zu den wirksamsten TOMs. Dazu zählen unter anderem: geregelte On- und Offboarding-Prozesse für Benutzer, die Vergabe und regelmäßige Überprüfung von Rollen und Berechtigungen, Schulungen zu sicherem Umgang mit Daten sowie Notfall- und Wiederanlaufpläne. Ein durchdachtes Backup- und Recovery-Konzept stellt sicher, dass Datenverlust durch technische Defekte, menschliche Fehler oder Angriffe wie Ransomware schnell kompensiert werden kann. Wichtig ist, dass Backups selbst datenschutzkonform gestaltet werden und die Wiederherstellung von Daten nicht im Widerspruch zu Löschkonzepten steht. Ein zentraler Erfolgsfaktor ist schließlich die Verzahnung von Datenschutz, IT-Sicherheit und Fachbereichen: Nur wenn alle Beteiligten gemeinsame Standards akzeptieren und leben, entsteht ein robustes Sicherheitsniveau über alle integrierten Systeme hinweg.

Die Rolle von Cloud-Lösungen und KI im Datenschutz

Cloud-Lösungen sind heute der De-facto-Standard für viele ERP-, CRM- und Spezialanwendungen, weil sie flexible Skalierung, schnelle Updates und eine hohe Innovationsgeschwindigkeit bieten. Für den Datenschutz eröffnen sie Chancen und Risiken zugleich. Vorteile entstehen insbesondere dann, wenn Anbieter Datenverarbeitung in Rechenzentren innerhalb der DACH-Region anbieten, die strenge europäische Datenschutzstandards, physische Sicherheit und zertifizierte Informationssicherheits-Managementsysteme (z. B. ISO 27001) umsetzen. Für Unternehmen bedeutet das: Sie können von professionell betriebenen Infrastrukturen, automatisierten Backups und einem hohen Sicherheitsniveau profitieren, ohne alle Maßnahmen selbst aufbauen zu müssen. Gleichzeitig bleibt die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Auswahl geeigneter Dienstleister und die Überwachung der Auftragsverarbeitung stets beim Unternehmen.

Künstliche Intelligenz gewinnt im Kontext Datenschutz zunehmend an Bedeutung, sowohl als Risiko- als auch als Schutzfaktor. Auf der einen Seite ermöglichen KI-Modelle neue Formen der Datenanalyse, die zu Profilbildung und automatisierten Entscheidungen führen können, was datenschutzrechtlich besonders sensibel ist. Auf der anderen Seite können KI-gestützte Systeme helfen, Datenflüsse zu überwachen, Anomalien zu erkennen und Compliance-Prozesse zu automatisieren. Beispielsweise lassen sich über KI-gestützte Assistenten Richtlinienprüfungen in Echtzeit unterstützen, Verarbeitungsverzeichnisse automatisch aktualisieren oder verdächtige Zugriffe im Schnittstellenverkehr schneller identifizieren. Entscheidend ist, dass KI-gestützte Funktionen transparent gestaltet werden, ihre Entscheidungslogik nachvollziehbar bleibt und sie in ein übergreifendes Governance-Modell eingebettet sind.

Cloud- und KI-Lösungen entfalten ihren größten Nutzen, wenn sie in integrierten Business-Plattformen zusammengeführt werden. Dort können sie Daten aus ERP, CRM, Collaboration und weiteren Tools konsolidiert auswerten und gleichzeitig die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards unterstützen. Anbieter, die auf DACH-Hosting, DSGVO-konforme Architektur und KI-gestütztes Management setzen, ermöglichen es Unternehmen, ihre integrierten Geschäftssysteme effizient zu betreiben und regulatorische Anforderungen besser zu erfüllen. Wichtig ist jedoch, dass Unternehmen vor der Einführung solcher Lösungen eine gründliche Risikoanalyse durchführen, Datenschutz-Folgenabschätzungen prüfen und vertragliche wie technische Rahmenbedingungen sorgfältig ausgestalten.

Vorteile integrierter, datenschutzkonformer Business-Lösungen

Integrierte, datenschutzkonforme Business-Lösungen bringen nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern schaffen auch messbare betriebswirtschaftliche Vorteile. Wenn ERP, CRM, Finanz- und Fachanwendungen über durchdachte APIs verbunden sind, entfallen manuelle Datentransfers, doppelte Eingaben und widersprüchliche Datenbestände. Das führt zu höherer Datenqualität, beschleunigten Abläufen und einer besseren Entscheidungsgrundlage für Management und Fachbereiche. Gleichzeitig sinkt das Risiko von Datenschutzvorfällen, weil Datenflüsse transparent dokumentiert, Zugriffe systematisch gesteuert und Sicherheitsmaßnahmen zentral orchestriert werden. Eine zentrale Datenhoheit sorgt dafür, dass Unternehmen jederzeit wissen, wo ihre Daten liegen, welche Dritten beteiligt sind und wie lange Informationen gespeichert werden dürfen.

Insbesondere mittelständische Unternehmen profitieren von Plattformen, die All-in-One-Ansätze verfolgen und typische Geschäftsprozesse – von der Angebotserstellung über Projektsteuerung und Abrechnung bis hin zu Reporting und Compliance – in einer konsistenten Umgebung abbilden. Wenn eine solche Plattform zusätzlich DACH-Hosting, DSGVO-konforme Architektur und KI-gestützte Assistenzfunktionen vereint, lassen sich viele Herausforderungen mit fragmentierten Einzellösungen auf einen Schlag lösen. cashwerk ist ein Beispiel für einen Anbieter, der integrierte Business-Software mit rollenbasierten Zugriffskonzepten, Audit-Trails und Cloud-Infrastruktur kombiniert, um sowohl Effizienz als auch Datenschutzanforderungen abzudecken. Unternehmen können so bestehende Tools schrittweise anbinden oder ablösen, ohne ihre gesamte Systemlandschaft in einem riskanten Big-Bang-Projekt neu aufsetzen zu müssen.

Zusätzlich wirkt sich eine integrierte, datenschutzkonforme Systemlandschaft positiv auf die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden aus. Klare Prozesse für Auskunftsersuchen, revisionssichere Protokollierung und konsistente Datenbestände stärken das Vertrauen in die Professionalität der Organisation. Interne Stakeholder profitieren von einheitlichen Oberflächen, durchgängigen Workflows und weniger Medienbrüchen, was den Schulungsaufwand reduziert und die Akzeptanz neuer Lösungen erhöht. Langfristig schaffen Unternehmen damit eine digitale Infrastruktur, die nicht nur aktuellen Anforderungen genügt, sondern auch zukünftige regulatorische Änderungen und technologische Entwicklungen flexibel aufnehmen kann. Wer heute in integrierte, datenschutzkonforme Business-Lösungen investiert, legt das Fundament für skalierbares Wachstum und resiliente Geschäftsmodelle.

Aspekt	Fragmentierte Tool-Landschaft	Integrierte, datenschutzkonforme Lösung
Datensicht	Verteilte Datensilos, schlechte Transparenz	Zentrale Datenhoheit und konsistente Datenbasis
Compliance	Hoher manueller Aufwand, hohes Fehlerrisiko	Standardisierte Prozesse und automatisierte Nachweise
Effizienz	Viele Medienbrüche, doppelte Eingaben	Durchgängige Workflows und automatisierte Schnittstellen
Sicherheit	Uneinheitliche Schutzmechanismen je Tool	Zentrale Sicherheitsarchitektur und einheitliche TOMs
Skalierbarkeit	Komplexe Integrationsprojekte bei Wachstum	Standardisierte APIs und modulare Erweiterbarkeit

Zukunft des Datenschutzes und Best Practices

Der Datenschutz entwickelt sich dynamisch weiter: Neue Technologien, veränderte Marktbedingungen und strengere Erwartungen von Kunden und Aufsichtsbehörden sorgen dafür, dass Stillstand keine Option ist. Zukünftig wird proaktives Datenschutz-Management zur strategischen Kernaufgabe, bei der Compliance nicht als Bremse, sondern als Qualitätsmerkmal verstanden wird. Unternehmen, die frühzeitig auf integrierte, auditierbare Prozesse setzen, sind besser in der Lage, neue regulatorische Anforderungen – etwa strengere Meldepflichten, verschärfte Sanktionen oder branchenspezifische Vorgaben – zeitnah zu erfüllen. Gleichzeitig steigt die Bedeutung kontinuierlicher Überwachung: Echtzeit-Monitoring von Schnittstellen, automatisierte Erkennung von Anomalien und regelmäßige Überprüfung von Berechtigungen werden zum Standardrepertoire moderner IT- und Compliance-Teams.

Best Practices umfassen neben Technik und Prozessen vor allem den Faktor Mensch. Regelmäßige Schulungen für Mitarbeitende in allen Bereichen – von Vertrieb über HR bis zur IT – schaffen Bewusstsein für Datenschutzrisiken und fördern eine Kultur des verantwortungsvollen Umgangs mit Daten. Zertifizierungen wie ISO 27001, ISO 27701 oder branchenspezifische Standards können helfen, interne Strukturen zu professionalisieren und die eigene Vertrauenswürdigkeit nach außen zu belegen. Ebenso wichtig ist ein etabliertes Change-Management, das neue Tools, API-Integrationen und Prozessanpassungen stets mit Datenschutz- und Sicherheitsbewertungen verknüpft. Governance-Gremien oder Lenkungsausschüsse, in denen Geschäftsführung, Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheit und Fachbereiche vertreten sind, sorgen dafür, dass Entscheidungen ganzheitlich getroffen werden.

Integrierte Business-Plattformen mit starker Datenschutzorientierung werden in diesem Kontext zum Enabler. Sie ermöglichen es, Richtlinien zentral zu definieren, Zugriffe systemweit zu steuern und Compliance-Checks weitgehend zu automatisieren. cashwerk kann hier beispielsweise als zentrales Rückgrat dienen, in das bestehende Tools per API eingebunden werden und in dem Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen konsolidiert zur Verfügung stehen. Unternehmen, die diesen Weg einschlagen, positionieren sich nicht nur rechtlich robust, sondern verschaffen sich auch einen Wettbewerbsvorteil: Kunden und Partner bevorzugen zunehmend Organisationen, die transparent, verantwortungsvoll und effizient mit Daten umgehen. So wird Datenschutz vom Pflichtprogramm zum Differenzierungsmerkmal am Markt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Welche Daten sind bei der API-Integration mit ERP-Systemen besonders schützenswert?

Besonders schützenswert sind alle personenbezogenen Daten, die Rückschlüsse auf identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen zulassen. Dazu gehören klassische Stammdaten wie Name, Adresse, Kontaktdaten sowie Vertrags- und Bestelldaten, aber auch Nutzungsdaten, Interaktionshistorien und Supportinformationen. In vielen ERP- und CRM-Integrationen finden sich außerdem Bankdaten, Zahlungsinformationen oder sensible Kategorien wie Gesundheitsdaten und Angaben zur Gewerkschaftszugehörigkeit, die unter strengere Schutzanforderungen fallen. Unternehmen sollten deshalb bei der Planung von APIs systematisch bewerten, welche Datentypen übertragen werden, ob diese für den jeweiligen Zweck wirklich erforderlich sind und wie sie verschlüsselt, pseudonymisiert oder minimiert werden können. Eine bewusste Architektur, in der sensible Datenfelder nur gezielt zwischen Systemen ausgetauscht werden, reduziert sowohl das Risiko von Datenschutzverletzungen als auch den Aufwand bei Audits und Auskunftsersuchen. [link: datenschutz-grundlagen]

2. Wie kann ein mittelständisches Unternehmen pragmatisch mit DSGVO-Anforderungen in integrierten Systemen starten?

Für mittelständische Unternehmen ist es sinnvoll, schrittweise vorzugehen und die größten Risiken zuerst anzugehen. Ein praxisnaher Einstieg besteht darin, alle relevanten Systeme und Tools zu erfassen, die personenbezogene Daten verarbeiten, und daraus ein initiales Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu erstellen. Anschließend sollten die wichtigsten Datenflüsse – etwa zwischen ERP, CRM, Buchhaltung und Kollaborationstools – identifiziert und hinsichtlich Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung und technischer Absicherung bewertet werden. Parallel lohnt es sich, ein zentrales Rollen- und Berechtigungskonzept aufzusetzen, das auch für neue Systeme und Schnittstellen gilt. Mit klaren Verantwortlichkeiten, einfachen Richtlinien und einer ersten Schulungsrunde für Schlüsselpersonen entsteht eine Basis, auf der weitere Maßnahmen wie Datenschutz-Folgenabschätzungen, automatisierte Protokollierung und KI-gestützte Monitoring-Lösungen aufbauen können. [link: mittelstand-dsgvo]

3. Welche technischen Mindestanforderungen sollte eine sichere API zwischen ERP und Drittsystemen erfüllen?

Eine sichere API sollte mindestens durchgängige Transportverschlüsselung, starke Authentifizierung und differenzierte Autorisierung bieten. In der Praxis bedeutet das den Einsatz aktueller TLS-Versionen, die Nutzung etablierter Standards wie OAuth 2.0 oder OpenID Connect sowie die Vergabe von Berechtigungen nach dem Need-to-know-Prinzip. Ergänzend sind Rate-Limiting, IP-Filter, Logging und Monitoring wichtige Bausteine, um Angriffe, Missbrauch oder Fehlkonfigurationen frühzeitig zu erkennen. Unternehmen sollten außerdem sicherstellen, dass die API-Dokumentation aktuell ist, Versionen sauber verwaltet werden und Änderungen über kontrollierte Release-Prozesse erfolgen. Wo möglich, sind sicherheitsrelevante Funktionen über zentrale API-Gateways oder Integrationsplattformen zu bündeln, um Schutzmechanismen nicht in jedem Einzelsystem separat implementieren zu müssen. [link: api-sicherheit]

4. Wie lässt sich verhindern, dass durch neue Schnittstellen Shadow IT entsteht?

Shadow IT entsteht häufig, wenn Fachabteilungen eigenständig Tools einführen, um kurzfristige Probleme zu lösen, ohne die zentrale IT oder den Datenschutz einzubeziehen. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen transparente, unkomplizierte Prozesse für die Einführung neuer Anwendungen etablieren, die sowohl geschäftliche Anforderungen als auch Sicherheits- und Datenschutzaspekte berücksichtigen. Ein Servicekatalog mit freigegebenen, gut integrierbaren Lösungen und klaren Integrationswegen erleichtert Fachabteilungen die Auswahl geeigneter Werkzeuge. Gleichzeitig sollten API- und Integrationsstrategien so gestaltet sein, dass neue Tools schnell und standardisiert angebunden werden können. Regelmäßige Kommunikation, verständliche Richtlinien und die Einbindung der Fachbereiche in Governance-Gremien helfen zusätzlich, dass neue Anforderungen frühzeitig adressiert werden und Schattenlösungen gar nicht erst entstehen. [link: shadow-it]

5. Welche Rolle spielt ein zentrales Verarbeitungsverzeichnis bei API-Integrationen?

Ein zentrales Verarbeitungsverzeichnis ist der Dreh- und Angelpunkt, um in integrierten Systemlandschaften den Überblick über alle datenschutzrelevanten Vorgänge zu behalten. Jede API, die personenbezogene Daten zwischen Systemen überträgt, stellt eine Verarbeitungstätigkeit dar, die mit Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Empfängern und Speicherdauer dokumentiert werden sollte. Dieses Verzeichnis bildet die Grundlage für Datenschutz-Folgenabschätzungen, Risikoanalysen und Audits durch Aufsichtsbehörden oder interne Revisionen. Es erleichtert zudem die Bearbeitung von Betroffenenanfragen, da schnell ersichtlich ist, in welchen Systemen Daten zu einer Person vorliegen und welche Plattformen oder Dienstleister beteiligt sind. Werden Änderungen an Schnittstellen, Systemen oder Prozessen vorgenommen, sollte das Verarbeitungsverzeichnis zeitnah aktualisiert werden, um stets ein aktuelles, belastbares Bild der Datenlandschaft zu erhalten. [link: verzeichnis-verarbeitung]

6. Wann ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei integrierten Systemen erforderlich?

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist immer dann erforderlich, wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat. In integrierten Systemlandschaften kann dies beispielsweise der Fall sein, wenn große Datenmengen zusammengeführt werden, um Profile zu erstellen, automatisierte Entscheidungen zu treffen oder sensible Datenkategorien zu verarbeiten. Auch die umfangreiche Vernetzung von ERP, CRM, Marketing-Automation und KI-Tools kann eine DSFA notwendig machen, insbesondere wenn neue Datenquellen erschlossen oder bestehende Daten zu neuen Zwecken genutzt werden. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig im Projektverlauf prüfen, ob die Kriterien für eine DSFA erfüllt sind, und gegebenenfalls Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheit und Fachbereiche gemeinsam an der Bewertung beteiligen. Eine saubere Dokumentation der Risiken und der getroffenen Gegenmaßnahmen erhöht die Rechtssicherheit und dient als wichtiger Nachweis im Falle von Prüfungen oder Vorfällen. [link: dsfa]

7. Wie lassen sich bestehende Tools schrittweise in eine integrierte, DSGVO-konforme Plattform überführen?

Ein schrittweises Vorgehen reduziert Risiken und sichert die Akzeptanz bei Anwendern. Zunächst sollten alle relevanten Tools und Systeme erfasst und in Kategorien eingeteilt werden, etwa nach Kritikalität, Datenarten oder Integrationsaufwand. Anschließend empfiehlt es sich, ein Zielbild zu definieren, in dem eine zentrale Plattform – beispielsweise ein All-in-One-System wie cashwerk – als Kern fungiert, an den andere Anwendungen per API angebunden oder sukzessive abgelöst werden. Die Migration kann dann in Phasen erfolgen, beginnend mit Prozessen, die den größten Nutzen für Effizienz und Datenschutz bringen, etwa Angebots- und Rechnungsprozesse oder zentrale Kundendatenhaltung. Parallel sollten Schulungen, Tests und Feedbackschleifen eingeplant werden, um Abläufe zu optimieren und Akzeptanz sicherzustellen. So entsteht Schritt für Schritt eine integrierte, datenschutzkonforme Systemlandschaft, ohne dass das Tagesgeschäft übermäßig belastet wird. [link: migration-integrierte-loesung]

Fazit

API-Integration ist der Schlüssel, um bestehende Tools mit dem ERP zu einem leistungsfähigen, integrierten Geschäftssystem zu verbinden – und gleichzeitig Datenschutz, DSGVO-Compliance und IT-Sicherheit auf ein neues Niveau zu heben. Wer seine Systemlandschaft konsequent auf zentrale Datenhoheit, durchdachte Schnittstellen und robuste technische und organisatorische Maßnahmen ausrichtet, reduziert nicht nur das Risiko von Datenpannen und Bußgeldern, sondern gewinnt auch an Effizienz, Transparenz und Steuerungsfähigkeit. Anstatt in einer fragmentierten Tool-Landschaft zu verharren, lohnt es sich, auf eine integrierte Business-Plattform zu setzen, die moderne Cloud-Architektur, DACH-Hosting, rollenbasierte Zugriffskontrolle und KI-gestützte Assistenzfunktionen vereint.

cashwerk bietet als All-in-One-Lösung genau diesen Ansatz: Eine integrierte, DSGVO-konforme Business-Software, die speziell auf die Anforderungen im DACH-Markt zugeschnitten ist und KI-gestützte Funktionen wie CASPER AI bereitstellt, um Prozesse, Compliance und Entscheidungen zu unterstützen. Unternehmen können bestehende Tools per API anbinden, schrittweise migrieren und so ihre digitale Infrastruktur zukunftssicher ausrichten – ohne das Tagesgeschäft zu gefährden. Wer den nächsten Schritt gehen möchte, sollte eine kostenlose Demo oder Beratung nutzen, um das eigene Szenario zu prüfen und einen konkreten Fahrplan zu entwickeln. So wird aus einer heterogenen Systemlandschaft ein integriertes, sicheres und wachstumsfähiges Ökosystem, das den Anforderungen von heute und morgen standhält. [link: demo-cashwerk]

Quellen und weiterführende Literatur

1. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Offizieller Gesetzestext, EUR-Lex (2016)
2. Leitlinien zur Datenschutz-Folgenabschätzung – Europäischer Datenschutzausschuss (2017)
3. IT-Grundschutz-Kompendium – Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (laufend aktualisiert)
4. Orientierungshilfe Cloud Computing – Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK) (2019)
5. ISO/IEC 27001: Informationssicherheits-Managementsysteme – Internationale Organisation für Normung (aktuelle Ausgabe)
6. ISO/IEC 27701: Erweiterung für Datenschutz-Management – Internationale Organisation für Normung (aktuelle Ausgabe)
7. Praxisratgeber DSGVO für Unternehmen – Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (2018)
8. Best Practices für API-Sicherheit – Open Web Application Security Project (OWASP API Security Top 10, 2023)
9. Leitfaden für den Mittelstand: Datenschutz und Informationssicherheit – Bundesverband mittelständische Wirtschaft (BVMW) (2021)
10. Empfehlungen zur Nutzung von Cloud-Diensten – Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (2022)
11. Positionspapier zu KI und Datenschutz – Europäischer Datenschutzausschuss (2021)
12. Handbuch Auftragsverarbeitung nach DSGVO – Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (2020)