Welche Möglichkeiten habe ich im Mitarbeiter-Dokumenten-Bereich #
Für viele Unternehmen ist das digitale Arbeiten innerhalb ihres Teams zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Paperless ist hierbei die Devise. Papier und Stift? Nein, das möchte man nicht mehr, so verlockend es auch sein mag, den guten alten Schmierzettel zu verwenden. Doch warum ist das so? Weshalb drängt die moderne Wirtschaft so sehr darauf, alle Daten digital zu speichern und zentral verfügbar zu machen?
Gerade mit den immer komplexeren Aufgaben, optimierten Prozessen und einer immer größer werdenden Personalnot möchte Unternehmen und Betriebe alle ihre Daten mehrfach sichern und im Team möglichst ohne Zeitverlust jedem Mitarbeiter nach Bedarf verfügbar machen können. Transparent und von der Leitung nachvollziehbar, sollen die Datenströme zweckorientiert gelenkt werden.
Dies fängt schon der Ebene eines jeden Mitarbeiters an. Notizen, Formulare, Bilder, Arbeitsanweisungen, ein Haufen Dokumente sind in der Vergangenheit über Tische, Fahrzeugkonsolen und Werkbänke verteilt worden. Heute nutzt man Computer, Tablet und Handy, welche einen im Arbeitsumfeld ständig begleiten und verfügbar sind.
Damit deine Mitarbeitenden ihre Daten effizient speichern und auch verfügbar machen können, gibt es im Modul „Profil“ für jeden Mitarbeitenden einen reservierten Speicherplatz. Dieser muss in den Benutzerrolleneinstellungen entsprechend freigegeben worden sein, damit der Kollege hier entweder ein Lese-, Schreib-, Bearbeitungs- und Löschrecht besitzt.
Um diesen zu erreichen klicke in der linken Menüleiste auf Profil und im Ansichtsfenster auf Dokumente. Im Ansichtsfenster findest du nun eine Untergliederung in einen linken Auswahl- und rechten Dateiverwaltungsbereich.
So hast du im Auswahlbereich folgende Punkte zur Verfügung:
- Meine Ablage – der persönliche Dateiablagebereich des jeweiligen Mitarbeitenden
- Freigabe Center – die für dich vom Team freigegebenen Ordner und Dateien
- Papierkorb (für für Hauptadministrator sichtbar) – Dateien, welche du nicht mehr benötigst und ggf. gelöscht werden können
- Infofeld Cloudspeicher-Kapazität – hier wird dir angezeigt, wie viel Speicherplatz dir in der Cloud von cash noch zur Verfügung steht
Im Ansichtsfeld findest du unter der Einstellung Meine Ablage im rechten Ansichtsfenster folgende Möglichkeiten:
Mit diesen Button können neue Ordner angelegt werden und neue Dateien in den Dokumentenspeicher hinterlegt werden.
Mit dieser Schaltfläche kannst du von einer Tabellenansicht in eine Ordneransicht wechseln und wieder zurück.
Wählst du im linken Auswahlbereich des Ansichtsfensters „Freigabe-Center“ werden dir im rechten Bereich alle für dich freigegebenen Dateien und Ordner angezeigt. Auch hier kannst du mit der Ansichtsschaltfläche zwischen Tabellen- und Ordneransicht wechseln.
Triffst du im linken Auswahlbereich des Ansichtsfensters „Papierkorb“, stehen dir folgende Funktionen im rechten Bereich zur Verfügung:
Hier kannst du den Papierkorb des jeweiligen Ordners auswählen, dessen Inhalt du sichtbar machen möchtest. In unserem Fall ist dies „Meine Ablage“.
Über das Feld Bereinigen, kannst du die Dateien und Ordner im Papierkorb endgültig löschen. Dies ist nicht mehr rückgängig zu machen.
Auch unter diesem Auswahlpunkt, steht dir der Ansichtswechsel zur Verfügung
Das Kontextmenü im Dokumentenmanagementsystem cashwerk #
Klickst du mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder Ordner, erscheint ein sogenanntes Kontextmenü. Dies hält verschiedene Schnelleinstellungen für dich parat. Diese können je nach Bereich des Dokumentenmanagementsystems und Rollenvergabe differenzieren:
- Öffnen – ein Ordnerinhalt wird angezeigt oder eine Datei geöffnet bzw. in Aktion gebracht
- Umbenennen – der Titel des Ordners oder der Datei kann geändert werden
- Freigeben – über diesen Menüpunkt komme ich in das Freigabecenter für diesen Ordner oder diese Datei
- Verschieben – hier kann ich einen anderen Ablageplatz im Dokumentenmanagementsystem für Ordner oder Datei auswählen
- Ablaufdatum setzen – die Datei wird mit Abgelaufen gekennzeichnet um auf einen veralteten Stand hinzuweisen
- Tags setzen – hier kann ich sogenannte Tags (Kennzeichnungen, Schlagworte) vergeben, welche die Datei oder den Ordner näher in seinen Eigenschaften kategorisieren
- Details – über Details gelangst du in die Ordner bzw. Dateiinformationen, in welchen du Erstellungsdatum, Größe, Art usw. entnehmen kannst
- Herunterladen – über diese Funktion kannst du den Ordner oder die Datei downloaden
- Papierkorb – dieser Ordner oder diese Datei wird in den Papierkorb transferiert
Sind bei dir noch Fragen weitere Fragen aufgetaucht, welche du über unsere Wissensdatenbank nicht klären konntest? Brauchst du anderweitig Unterstützung bei der Anwendung von cashwerk oder unseren Serviceleistungen?
