Dateifreigabe für externe Personen #
Wie gebe ich einen Ordner oder Datei für Personen innerhalb und außerhalb meines cashwerk frei? #
Jeder Mitarbeitende in deinem cashwerk hat bei den entsprechenden Benutzereinstellungen ( FAQ Benutzerrollen ) Zugriff auf das DMS ( Dokumentenmanagementsystem ) deines cashwerks.
Mit Leserechten, hat der Mitarbeitende Zugriff auf seine persönliche Ablage, die Unternehmensablage und die Ablagen der Kunden. Der Zugriff und Rechte werden in den Benutzerrollen festgelegt.
Aus deiner persönlichen Ablage kannst du einzelne Ordner oder Dateien für einzelne Mitarbeiter gezielt freigeben. Dazu gehst du beispielsweise in deine Ablage:
Mit Rechtsklick auf den Ordner / Datei öffnest du das Kontextmenü
Unter „Freigeben“ findest du die Möglichkeit, die Datei / Ordner für deinen Mitarbeiter freizugeben. Indem du den Namen / E-Mail Adresse in das Feld eingibst, kannst du deinen Mitarbeitenden hinzufügen. Du kannst in einem Arbeitsschritt auch mehrere Nutzer hinzufügen. Sind alle Nutzer gewählt, wird mit dem Button „Freigeben“ die Freigabe erteilt.
Trage ein Kürzel des Mitarbeiters ein. In unserem Beispiel „Jan“. Wähle im Anschluss den Suchvorschlag „Jan Johansen“.
Um für externe Personen eine Dateifreigabe zu hinterlegen, gehst du einfach auf die Datei / Ordner und in das Freigabemenü (Rechtsklick auf den Ordner und Freigeben).
Hier setzt du mithilfe des Drop-Down Menüs die Einstellung von „Eingeschränkt“ auf „Öffentlich“.
Damit werden die Dateien für Personen außerhalb deines cashwerks zugänglich. Ab jetzt kann jeder mit dem Link, den du unter „Link kopieren“ erhalten kannst, auf die freigegebenen Daten zugreifen.
Um hier die Möglichkeit vor unbefugten Zugriffen einzuschränken, empfehlen wir ein Passwort zu vergeben, das nicht in der selben E-Mail wie der Link zur Datei versendet wird.
Gleichzeit hast du die Möglichkeit ein Ablaufdatum für den Link zu hinterlegen, ab dem die Freigabe automatisch gesperrt wird. Das Passwort und das Ablaufdatum kannst du jederzeit anpassen.
Sind bei dir noch Fragen weitere Fragen aufgetaucht, welche du über unsere Wissensdatenbank nicht klären konntest? Brauchst du anderweitig Unterstützung bei der Anwendung von cashwerk oder unseren Serviceleistungen? Zögere bitte nicht und wende dich per E-Mail an unseren Support unter: service@cashwerk.io
