Artikel

ERP-Customization vs. Standard: Wann lohnt sich Anpassung?

ERP-Customization vs. Standard: Wann lohnt sich Anpassung?

Einleitung

Unternehmen im DACH-Raum stehen heute vor einer strategisch entscheidenden Frage: ERP-Customization vs. Standard – wann lohnt sich Anpassung wirklich? Während Standard-ERP-Lösungen mit bewährten Prozessen, schnellen Implementierungszeiten und kalkulierbaren Kosten punkten, versprechen individuell angepasste Systeme maximale Passgenauigkeit für komplexe Geschäftsmodelle und branchenspezifische Abläufe.

Gleichzeitig steigen der Druck zur Digitalisierung, regulatorische Anforderungen und der Wettbewerb. Laut einer Studie von Bitkom sehen 84 % der Unternehmen ERP als zentrales Rückgrat ihrer digitalen Transformation [1]. Doch zu viel Customizing kann Projekte ausbremsen, die Update-Fähigkeit gefährden und Abhängigkeiten von einzelnen Dienstleistern erhöhen.

In diesem Beitrag erhalten Sie einen praxisnahen, fundierten Leitfaden, wie Sie den richtigen Grad an ERP-Anpassung finden. Wir beleuchten Vor- und Nachteile von Standard und Customizing, zeigen typische Fallstricke, vergleichen Kosten- und Risikoaspekte und geben konkrete Entscheidungs- und Umsetzungshilfen – von der ersten Prozessanalyse bis zum laufenden Betrieb. Dabei betrachten wir auch moderne Ansätze wie No-Code-Konfiguration, Erweiterungen über APIs und integrierte Plattformen wie cashwerk, die einen Mittelweg zwischen starrer Standardlösung und riskantem Eigenbau ermöglichen.

Nutzen Sie diesen Leitfaden als Grundlage für Ihre nächste ERP-Entscheidung – und vermeiden Sie teure Fehlentwicklungen, die Sie über Jahre binden.

Grundlagen: Was bedeutet ERP-Customization vs. Standard?
Vorteile und Grenzen von Standard-ERP
Arten von Anpassungen: Konfiguration, Customizing, Erweiterungen
Risiken und versteckte Kosten von ERP-Customizing
Wann sich Anpassung wirklich lohnt
Praxisleitfaden: So finden Sie den richtigen Customizing-Grad
Rolle von Cloud, APIs und KI-basierten Plattformen
Wie integrierte Lösungen wie cashwerk den Mittelweg ermöglichen
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Fazit & nächster Schritt

Grundlagen: Was bedeutet ERP-Customization vs. Standard?

Unter Standard-ERP versteht man Lösungen, die weitgehend „out of the box“ eingesetzt werden können und branchenübergreifend bewährte Prozesse abbilden – z. B. Finanzbuchhaltung, Einkauf, Lager, Vertrieb oder Projektmanagement.
Laut BE-TERNA handelt es sich um Software, die ohne zusätzliche Individualentwicklungen direkt nutzbar ist und sich über Konfiguration anpassen lässt [2].

ERP-Customization (Individualanpassung) bezeichnet dagegen alle Änderungen, die über Standardkonfiguration hinausgehen – etwa eigene Programmierungen, tiefgreifende Prozesslogiken oder spezielle Masken, die im Quellcode oder per Erweiterungsframework umgesetzt werden. Agolution beschreibt Individualanpassung als maßgeschneiderte Lösung, die genau auf die Bedürfnisse eines einzelnen Unternehmens zugeschnitten ist [3].

In der Praxis bewegt sich jedes ERP-Projekt auf einem Spektrum:

Reiner Standard – minimale Konfiguration, Prozesse werden an die Software angepasst.
Standard mit Konfiguration – Nutzung vorhandener Schalter, Workflows, Rollenmodelle.
Standard mit Erweiterungen – zusätzliche Module oder externe Apps via Schnittstellen/API.
Tiefes Customizing – Änderungen im Kern, Eigenentwicklungen im Code, komplexe Speziallogiken.

Eine Studie von Panorama Consulting zeigt, dass rund 65 % der ERP-Projekte signifikante Anpassungen vornehmen [4]. Gleichzeitig zählen übermäßige Individualentwicklungen zu den häufigsten Gründen für Budgetüberschreitungen und Projektverzögerungen. Die Kernfrage lautet daher nicht „Standard oder Individual“, sondern: Wie viel Anpassung ist geschäftskritisch sinnvoll – und wo wird sie zum Risiko?

Vorteile und Grenzen von Standard-ERP

Standard-ERP-Systeme bieten eine Reihe von Vorteilen, die besonders für KMU und wachstumsstarke Unternehmen relevant sind. Laut ERP.de gehören dazu vor allem planbare Investitionen, geringere Gesamtbetriebskosten und hohe Prozessgenauigkeit bei stabiler Standardlösung [5].

Vorteile von Standard-ERP

Schnellere Implementierung: Vordefinierte Module und Prozesse verkürzen Projektlaufzeiten erheblich. Studien zeigen, dass stark standardnahe Einführungen im Durchschnitt 20–30 % schneller abgeschlossen werden als stark individualisierte Projekte [4].
Geringere Anfangs- und Lebenszykluskosten: Standardfunktionen sind bereits entwickelt und getestet; Sie zahlen in der Regel Lizenz und Implementierungsdienstleistung – nicht für Neuentwicklungen.
Bewährte Best Practices: Standardprozesse spiegeln branchengereifte Abläufe wider. E-bootis betont, dass Standard-ERP auf etablierten Best Practices basiert und damit Fehlerquellen reduziert [6].
Bessere Update-Fähigkeit: Je näher Sie am Standard bleiben, desto einfacher und günstiger sind Major- und Minor-Releases. Individueller Code erhöht den Testaufwand bei jeder neuen Version.
Höhere Stabilität: Standardmodule sind bei hunderten oder tausenden Kunden im Einsatz und daher ausgereift. Unerwartete Nebeneffekte sind deutlich seltener.

Grenzen von Standard-ERP

Trotz der Vorteile stößt reiner Standard in der Praxis häufig an Grenzen. Typische Problemfelder:

Branchenspezifische Anforderungen (z. B. Medizintechnik, Lebensmittel, Bau, Agenturen) werden von generischen Standards nur unzureichend abgebildet.
Besondere Geschäftsmodelle (z. B. Subscription-Modelle, hybride Projekt-/Servicegeschäftsmodelle) benötigen angepasste Prozesse und Datenmodelle.
Wettbewerbsdifferenzierende Prozesse – dort, wo Sie sich vom Markt abheben, sind zu starre Standardabläufe eher hinderlich als hilfreich.

Das Dilemma beschreibt OMR Reviews treffend: Starre Standard-Software kann in komplexen Branchen zu ineffizientem Tool-Chaos führen, weil Workarounds und Zusatztools nötig werden – und am Ende eine saubere Datenbasis verhindern [7]. Mitarbeitende passen sich dann der Software an, statt umgekehrt.

Damit wird klar: Standard-ERP ist sinnvoll, solange Ihre Kernprozesse hinreichend generisch sind und Sie bereit sind, Workflows an Best Practices auszurichten. Wo das nicht möglich oder geschäftlich riskant ist, braucht es Erweiterung oder Anpassung.

Arten von Anpassungen: Konfiguration, Customizing, Erweiterungen

Nicht jede Anpassung bedeutet automatisch riskantes Tiefen-Customizing. Moderne ERP-Landschaften unterscheiden klar zwischen Konfiguration, Customizing im Kern und Erweiterungen über Schnittstellen. App Ahoy zeigt in einem strukturierten Vergleich, dass insbesondere Erweiterungen über stabile APIs viele Risiken vermeiden [8].

Aspekt	Standard + Konfiguration	Tiefes Customizing (Kern)	Erweiterung über Schnittstellen
Technischer Eingriff	Nutzung von Einstellungen, Workflows, Rollen	Änderung/Erweiterung des ERP-Kerns	Separate App/Module via API
Update-Fähigkeit	Sehr hoch	Niedrig, hoher Testaufwand	Hoch, Kern bleibt unberührt [8]
Stabilität	Hoch	Risiko von Seiteneffekten	Klar abgegrenzte Verantwortung
Agilität	Gut, aber an Grenzen bei Spezialfällen	Träge, jede Änderung erfordert Projekte	Sehr hoch, schnelle Iterationen möglich [8]
Kosten	Planbar, eher moderat	Hoch, schwer kalkulierbar [4]	Moderat, je nach Umfang der Erweiterung

1. Konfiguration (Standardnah)

Konfiguration nutzt Bordmittel des Systems:

Rollen- und Rechtekonzepte
Custom Fields / zusätzliche Felder
Workflows & Automatisierungen
Formular- und Berichtsvorlagen

Laut OMR lassen sich so viele branchenspezifische Anforderungen ohne Eingriff in den Quellcode abbilden – insbesondere, wenn moderne No-Code-Ansätze genutzt werden [7].

2. Tiefes Customizing im ERP-Kern

Hier werden Logiken, Masken oder Datenbankstrukturen direkt im ERP-Kern geändert oder erweitert. Dontenwill warnt, dass tiefe Kernanpassungen zwar Flexibilität bringen, aber bei Updates zum „Albtraum“ werden können, weil jede Änderung neu getestet und ggf. angepasst werden muss [9].

3. Erweiterungen über Schnittstellen (Add-ons, Apps, Microservices)

Ein zunehmend bevorzugter Weg ist die Entwicklung eigenständiger Erweiterungen, die via API mit dem ERP kommunizieren. App Ahoy betont, dass der ERP-Kern so unangetastet bleibt und Erweiterungen updatefest sind [8].

Integrierte Plattformen wie cashwerk gehen noch einen Schritt weiter: Sie kombinieren ERP, CRM, Projektmanagement und Business Intelligence in einer modularen All-in-One-Umgebung, in der Erweiterungen und Anpassungen kontrolliert und updatefähig umgesetzt werden können – inklusive rollenbasierter Zugriffssteuerung (RBAC), Audit-Trails und Multi-Tenancy.

Risiken und versteckte Kosten von ERP-Customizing

Customizing ist verführerisch: Nahezu jeder Sonderwunsch scheint umsetzbar. Doch übermäßige Anpassungen können laut Agolution gravierende technische und organisatorische Probleme verursachen [3]. Typische Risiken:

Komplexitätsexplosion: Viele kleine Anpassungen führen zu schwer durchschaubaren Abhängigkeiten – das System wird fragil und fehleranfällig.
Update-Hölle: Jede neue Version des ERP muss gegen Ihre individuellen Erweiterungen getestet werden. App Ahoy beschreibt, dass Updates mit tiefem Customizing schnell zum „Albtraum“ werden [8].
Vendor- & Personendependenz: Individueller Code wird oft von wenigen Spezialist:innen betreut. Fallen diese aus oder wechseln den Dienstleister, entsteht ein erheblicher Risiko.
Konservierung veralteter Prozesse: Anstatt Prozesse zu modernisieren, werden ineffiziente Alt-Abläufe digital abgebildet und damit „eingefroren“. Agolution weist darauf hin, dass (zu) viele Anpassungen veraltete Prozesse künstlich am Leben halten [3].
Kostenexplosion: Laut Panorama Consulting überschreiten 46 % der ERP-Projekte Budget und Zeitplan – übermäßige Individualisierung ist einer der Haupttreiber [4].

Typische Warnsignale für zu viel Customizing

Sie benötigen für fast jede Fachabteilung eigene Masken und Speziallogiken.
Standardupdates werden regelmäßig verschoben, weil erst „alles getestet“ werden muss.
Niemand im Haus kann erklären, warum bestimmte Anpassungen damals umgesetzt wurden.
Neue Anforderungen werden reflexartig mit „Wir entwickeln da was“ beantwortet, statt Standardfunktionen zu prüfen.

Fallbeispiel (vereinfacht)

Ein mittelständischer Fertiger aus Süddeutschland führte ein ERP mit starkem Tiefen-Customizing ein, um jede Besonderheit der Fertigungsplanung abzubilden. Als die Produktionsstruktur nach fünf Jahren angepasst wurde (Einführung von Kleinserien und Projektgeschäft), mussten große Teile des Codes neu entwickelt werden. Das Projekt dauerte 18 Monate, verschlang ein siebenstelliges Budget und führte zu mehreren Monaten mit stark eingeschränkter Reporting-Fähigkeit.

Ein vergleichbares Unternehmen setzte hingegen auf Standardprozesse plus spezialisierte Planungstools (Advanced Planning & Scheduling) via Schnittstelle. Anpassungen an neue Produktionsmodelle konnten weitgehend im Planungssystem erfolgen. Das ERP blieb stabil und updatefähig – ein Ansatz, den u. a. Simio für dynamische Produktionsumgebungen empfiehlt [10].

Wann sich Anpassung wirklich lohnt

Trotz aller Risiken: Es gibt klare Fälle, in denen sich ERP-Anpassungen strategisch lohnen und sogar Wettbewerbsvorteile sichern. Die Kunst besteht darin, diese gezielt zu identifizieren und sauber abzugrenzen.

4 Situationen, in denen sich Customizing lohnt

Differenzierende Kernprozesse
Wenn Ihr Geschäftsmodell auf einzigartigen Abläufen beruht (z. B. innovative Servicepakete, komplexe Projektlogiken, individuelle Preismodelle), kann Standard zu eng sein. Hier kann bewusstes, gut designtes Customizing ein echter Differenzierungsfaktor sein.
Branchenspezifische Compliance-Anforderungen
In regulierten Branchen (Medtech, Pharma, Energie) können spezifische Dokumentationspflichten oder Freigabeprozesse nötig sein, die nur über Anpassungen oder spezialisierte Module sauber abgebildet werden können.
Automatisierung mit hohem ROI
Wo hohe Transaktionsvolumina bestehen (z. B. Belegverarbeitung, wiederkehrende Projekte, Zeiterfassung mit komplexen Tarifmodellen), kann Customizing, das manuelle Schritte eliminiert, sehr schnell amortisieren. Laut einer Studie von McKinsey lassen sich durch gezielte Prozessautomatisierung Kosteneinsparungen von 20–30 % realisieren .
Integration mit kritischen Drittsystemen
Wo ERP, CRM, Zeiterfassung, BI und Branchenlösungen eng zusammenspielen müssen, kann eine standardnahe Integration über APIs mit punktuellen Anpassungen in Mapping- und Workflowlogik sinnvoll sein.

Checkliste: Ist Customizing in Ihrem Fall gerechtfertigt?

Stellen Sie vor jeder geplanten Anpassung folgende Fragen:

Unterstützt die Anpassung einen klar definierten Business Case (Umsatz, Kosten, Risiko)?
Ist der Prozess tatsächlich differenzierend oder lediglich „historisch gewachsen“?
Gibt es eine Standardfunktion oder Konfiguration, die 80 % des Ziels bereits abdeckt?
Kann die Anforderung über eine Erweiterung per API statt Kern-Customizing umgesetzt werden?
Ist dokumentiert, wie sich die Anpassung auf Updates, Sicherheit und Support auswirkt?

Wenn Sie mehr als zwei dieser Fragen nicht überzeugend beantworten können, ist Zurückhaltung beim Customizing geboten.

Praxisleitfaden: So finden Sie den richtigen Customizing-Grad

Der Weg zur passenden Mischung aus Standard und Anpassung lässt sich in wenigen, aber konsequenten Schritten strukturieren.

Schritt 1: Prozesse aufnehmen und bewerten

Ist-Prozesse dokumentieren – idealerweise bereichsübergreifend (Vertrieb, Projekte, Einkauf, Finance).
Prozesse klassifizieren in:
- Basisprozesse (z. B. Buchhaltung, Rechnungsstellung)
- Unterstützungsprozesse (z. B. Zeiterfassung, Reisekosten)
- Differenzierungsprozesse (z. B. Angebotserstellung mit komplexen Bundles)
Reifegrad und Pain Points je Prozess identifizieren (Fehlerquote, Durchlaufzeit, Medienbrüche).

Schritt 2: Standard vs. Anpassung je Prozess entscheiden

Nutzen Sie ein einfaches 2×2-Schema:

	Geringer Differenzierungsgrad	Hoher Differenzierungsgrad
Geringe Komplexität	Standard + Konfiguration	Standard + leichte Erweiterung
Hohe Komplexität	Standardprozesse vereinfachen	Gezieltes Customizing / spezialisierte Module

Schritt 3: Architekturprinzipien festlegen

Definieren Sie unternehmensweite Leitplanken, z. B.:

„Finger weg vom ERP-Kern“ – keine direkten Quellcodeänderungen (vgl. Empfehlung von App Ahoy [8]).
„Standard, wo immer möglich – Customizing, wo klarer Business Case“.
„Erweiterungen grundsätzlich API-basiert und modular“.

Schritt 4: Tool- und Plattformauswahl

Setzen Sie auf Lösungen, die diese Architekturprinzipien unterstützen – etwa moderne, integrierte Cloud-Plattformen mit:

Konfigurierbaren Workflows und Formularen (No-Code/Low-Code).
Offenen Schnittstellen (REST-APIs, Webhooks).
Modularen Services für CRM, ERP, Projekte, BI.

Plattformen wie cashwerk kombinieren diese Eigenschaften mit rollenbasierter Zugriffskontrolle, Audit-Trails und Multi-Tenancy, sodass Anpassungen gezielt und kontrolliert erfolgen können – ohne die Stabilität des Gesamtsystems zu gefährden.

Schritt 5: Governance & Change Management

Verankern Sie ein strukturiertes Change-Management für ERP-Anpassungen:

Jede neue Anforderung durchläuft einen Business-Case-Check.
Architekturboard oder Key-User-Runde validiert Alternativen (Standard vs. Konfiguration vs. Erweiterung).
Dokumentation aller Anpassungen in einem zentralen „ERP-Änderungsregister“.
Regelmäßige Reviews, um veraltete Customizings abzubauen.

Rolle von Cloud, APIs und KI-basierten Plattformen

Moderne ERP-Landschaften verlagern sich zunehmend in die Cloud – auch im DACH-Raum. Laut einer Umfrage von Trovarit steigt der Anteil cloudbasierter ERP-Lösungen seit Jahren kontinuierlich an . Mit dieser Verlagerung ändert sich auch die Art, wie Anpassungen sinnvoll umgesetzt werden.

Vorteile von Cloud- und Plattformansätzen für Customizing

Standardisierte APIs: Cloud-ERP-Systeme bieten meist gut dokumentierte Schnittstellen, über die Erweiterungen sauber angedockt werden können.
No-/Low-Code-Umgebungen: Fachbereiche können Workflows, Regeln und Oberflächen ohne tiefes Coding anpassen – ein Ansatz, den OMR als „smarten Mittelweg“ beschreibt [7].
Skalierbarkeit: Individuelle Erweiterungen lassen sich unabhängig vom ERP-Kern skalieren und betreiben.
Regelmäßige Updates: Cloud-Anbieter liefern häufigere, kleinere Updates – vorausgesetzt, Anpassungen blockieren diese nicht.

KI-gestützte Business Intelligence und Prozessoptimierung

Eine weitere Dimension ist der Einsatz von KI-gestützten BI-Tools, die auf den ERP-Daten aufsetzen und Optimierungspotenziale aufzeigen. Plattformen wie CASPER AI in cashwerk nutzen Machine Learning, um Anomalien, Engpässe oder Potenziale für Automatisierung zu identifizieren. Statt blindlings neue Customizings zu entwickeln, können Sie datenbasiert entscheiden, wo Anpassungen den größten Hebel haben.

So entsteht ein Kreislauf aus:

Datenanalyse (z. B. Durchlaufzeiten, Fehlerquoten).
Identifikation von Optimierungskandidaten.
Umsetzung gezielter (meist konfigurativer) Anpassungen.
Monitoring der Effekte über Dashboards.

Integrierte Plattform vs. Tool-Sammlung

Viele Unternehmen kämpfen mit Tool-Silos: CRM hier, ERP dort, Projekt-Tool separat, BI als Insellösung. Jede Software wird separat angepasst, Schnittstellen werden punktuell „zusammengeflickt“. OMR weist darauf hin, dass dieses Tool-Chaos die Datenbasis für KI und Reporting massiv schwächt [7].

Eine integrierte Plattform wie cashwerk setzt genau hier an: CRM, ERP, Projektmanagement, Zeiterfassung und BI (CASPER AI) laufen in einem gemeinsamen Datenmodell. Anpassungen erfolgen auf einer gemeinsamen Basis, statt in fünf verschiedenen Systemen. Das reduziert sowohl den Customizing-Bedarf als auch die Integrationskomplexität erheblich – ein wichtiger Hebel für nachhaltige Digitalisierungsstrategien im Mittelstand.

Vorteile integrierter, anpassbarer Business-Lösungen wie cashwerk

An diesem Punkt stellt sich die Frage: Wie lässt sich der Balanceakt zwischen Standard und Customizing technisch sinnvoll unterstützen? Integrierte, modulare Plattformen sind hier im Vorteil.

1. Einheitliche Datenbasis statt Flickenteppich

Wenn CRM, ERP, Projektmanagement und Zeiterfassung auf einer Plattform laufen, entfallen viele individuelle Integrations-Customizings. Eine zentrale „Single Source of Truth“ – wie sie OMR als Voraussetzung für Skalierbarkeit und KI-Nutzung hervorhebt [7] – ist deutlich einfacher herzustellen.

2. Konfigurierbarkeit statt Kern-Customizing

Lösungen wie cashwerk setzen auf umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten:

Rollenbasiertes Berechtigungssystem (RBAC) für differenzierte Zugriffe.
Konfigurierbare Workflows für Freigaben, Projekte, Angebote.
Anpassbare Felder, Masken und Dashboards.

Dadurch können viele fachliche Anforderungen ohne Eingriff in den Kern umgesetzt werden – updatefest und nachvollziehbar.

3. Technische Governance eingebaut

Funktionen wie Audit-Trails, Versionierung und Protokollierung helfen, Anpassungen transparent zu machen. Das ist nicht nur aus Compliance-Sicht (GoBD, Revisionssicherheit) wichtig, sondern auch als Schutz vor „Wildwuchs-Customizing“.

4. Soft-CTA: Warum Sie jetzt Ihre ERP-Strategie überprüfen sollten

Wenn Sie aktuell mehrere Einzellösungen betreiben, Updates aus Angst vor Customizing-Folgen verschieben oder immer wieder „Sonderlogiken“ in Auftrag geben, lohnt sich ein strategischer Blick auf Ihre ERP-Landschaft. Eine integrierte Lösung wie cashwerk kann helfen, Prozesse zu harmonisieren, den Bedarf an riskanten Kernanpassungen zu reduzieren und dennoch ausreichend Flexibilität für Ihr Geschäftsmodell zu bieten.

Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre bestehende ERP- und Tool-Landschaft gegen einen integrierten, konfigurierbaren Ansatz zu spiegeln – eine unverbindliche Demo oder Beratung kann hier wertvolle Entscheidungsgrundlagen liefern.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Wie erkenne ich, ob mein aktuelles ERP zu stark angepasst wurde?

Ein deutliches Indiz ist, wenn jedes Update zu einem eigenen Projekt mit hohen Testaufwänden wird oder wenn Sie seit Jahren keine größeren Releases mehr eingespielt haben, weil die Auswirkungen auf Customizings unklar sind. Auch wenn nur wenige Personen wirklich verstehen, wie bestimmte Abläufe technisch umgesetzt sind, spricht das für eine hohe Abhängigkeit von Individualcode. Prüfen Sie außerdem, wie viele externe Tools über individuelle Schnittstellen angebunden wurden und ob es für häufige Workarounds (z. B. Excel-Listen, manuelle Zwischenschritte) eigentlich bereits Standardfunktionen gäbe. Ein strukturiertes Audit durch interne IT und Fachbereiche hilft, den Status quo zu bewerten.

2. Ist eine reine Standard-ERP-Lösung überhaupt realistisch?

In der Praxis existiert „reiner Standard“ kaum. Selbst bei sehr standardnahen Projekten sind zumindest Konfiguration (Rollen, Workflows, Felder) und einfache Erweiterungen notwendig, um unternehmensspezifische Strukturen abzubilden. Das Ziel sollte nicht dogmatischer Standard sein, sondern ein bewusster Ansatz: Standardprozesse überall dort, wo sie den Anforderungen genügen, und gezielte Anpassungen dort, wo echter Mehrwert entsteht. Viele erfolgreiche Mittelständler fahren damit, laut Studien von Trovarit und Panorama Consulting, langfristig deutlich günstiger und flexibler als mit stark individualisierten Eigenbauten [4].

3. Wie gehe ich mit branchenspezifischen Anforderungen um, ohne mein ERP zu „verbiegen“?

Der beste Ansatz ist ein Branchenfokus plus modulare Erweiterungen. Wählen Sie nach Möglichkeit ein ERP oder eine Plattform, die Ihre Branche bereits adressiert (z. B. Projektdienstleister, Fertigung, Agenturen) und gängige Sonderanforderungen im Standard oder als konfigurierbare Module mitbringt. Spezielle Themen – etwa komplexe Produktionsplanung, Qualitätsdokumentation oder Vertragslogiken – lassen sich oft besser in angekoppelten Spezialmodulen oder Apps abbilden, die sauber über Schnittstellen integriert sind. So bleibt der ERP-Kern stabil, während Ihre branchenspezifischen Anforderungen trotzdem erfüllt werden. Lösungen wie cashwerk bieten dafür eine gute Basis, da sie CRM, ERP, Projekte und BI bereits eng verzahnt bereitstellen.

4. Welche Rolle spielen interne Kompetenzen bei der Entscheidung für oder gegen Customizing?

Interne Kompetenzen sind ein kritischer Erfolgsfaktor. Wenn Ihr Unternehmen kaum eigene ERP- oder Prozesskompetenz hat, erhöht tiefes Customizing die Abhängigkeit von Dienstleistern massiv. Empfehlenswert ist ein starkes Key-User-Team mit Vertreter:innen aus den Fachbereichen und der IT, das sowohl Prozesse als auch Systemmöglichkeiten versteht. Setzen Sie bevorzugt auf No-/Low-Code-Konfiguration, die Fachbereiche mit minimaler Unterstützung der IT durchführen können. Für komplexe Eigenentwicklungen benötigen Sie langfristig entweder interne Entwickler:innen mit System-Know-how oder einen sehr zuverlässigen Partner – beides will bewusst eingeplant sein.

5. Wie kalkuliere ich die langfristigen Kosten von Customizing?

Berücksichtigen Sie nicht nur die initialen Entwicklungskosten, sondern auch Folgekosten über den gesamten Lebenszyklus: Mehraufwände bei jedem Update, zusätzliche Testzyklen, Dokumentation, Schulungen und notwendige Anpassungen bei Prozessveränderungen. Studien wie der ERP-Report von Panorama Consulting zeigen, dass die Total Cost of Ownership bei stark individualisierten Lösungen signifikant höher liegen können als ursprünglich geplant [4]. Eine pragmatische Methode ist, für jede größere Anpassung einen „Lebenszyklusaufschlag“ (z. B. 30–50 % der Entwicklungskosten) für Wartung und Anpassungen über 5–7 Jahre zu budgetieren. Dem stellen Sie die erwarteten Einsparungen oder Mehrumsätze gegenüber – nur wenn diese langfristig überwiegen, ist die Anpassung wirtschaftlich sinnvoll.

6. Wie starte ich, wenn ich von einer Alt-Lösung mit vielen Anpassungen komme?

Planen Sie bewusst kein 1:1-Redesign. Statt jede Alt-Funktion zu migrieren, sollten Sie mit einer grünen Wiese im Kopf starten: Welche Prozesse brauchen wir heute und morgen wirklich? Führen Sie Workshops mit Fachbereichen durch, um alte Workarounds zu identifizieren und konsequent zu streichen. Nutzen Sie den Wechsel, um Prozesse zu standardisieren und nur dort Customizing vorzusehen, wo es klar begründet ist. Ein Proof-of-Concept mit einer integrierten Plattform wie cashwerk kann helfen, zu zeigen, wie viele Anforderungen bereits über Standard und Konfiguration abgedeckt werden – und wo Erweiterungen sinnvoll sind. So vermeiden Sie, alte Komplexität einfach in ein neues System zu übertragen.

Fazit

ERP-Customization vs. Standard ist keine Entweder-oder-Frage, sondern eine strategische Balanceentscheidung. Standardprozesse und konfigurierbare Module sollten die Basis bilden – sie bringen Stabilität, geringere Kosten und höhere Update-Fähigkeit. Gezieltes Customizing lohnt sich dort, wo es echte Wettbewerbsvorteile oder signifikante Effizienzgewinne bringt, idealerweise in Form modularer Erweiterungen statt tiefer Kern-Eingriffe.

Für viele Unternehmen im DACH-Raum ist der sinnvollste Weg eine integrierte All-in-One-Plattform wie cashwerk: CRM, ERP, Projektmanagement, Zeiterfassung und KI-gestützte Business Intelligence (CASPER AI) auf einer gemeinsamen Datenbasis, kombiniert mit rollenbasiertem Zugriff, Audit-Trails und moderner Cloud-Architektur. So lassen sich individuelle Anforderungen weitgehend über Konfiguration und kontrollierte Erweiterungen umsetzen – ohne in die Customizing-Falle zu geraten.

Wenn Sie Ihre aktuelle ERP-Landschaft kritisch hinterfragen und den optimalen Customizing-Grad finden möchten, ist jetzt ein guter Zeitpunkt: Prüfen Sie in einer unverbindlichen Demo oder Beratung, wie viele Ihrer heutigen Sonderlösungen durch eine integrierte, DSGVO- und GoBD-konforme Plattform ersetzt werden können. Weniger Tool-Brüche, mehr Transparenz, klarere Governance – und Customizing nur dort, wo es sich wirklich lohnt.

Artikel