Multi-System-Landschaft konsolidieren: Ein System für alles

Einleitung

Unternehmen im DACH-Raum stehen vor einer wachsenden Herausforderung: Ihre IT-Landschaft ist oft ein Flickwerk aus CRM, ERP, Projektmanagement, Zeiterfassung und diversen Spezialtools. Jedes System speichert personenbezogene Daten – Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Vertragsinformationen – und schafft damit eine Multi-System-Landschaft, die Datenschutz, Compliance und IT-Sicherheit massiv erschwert. Die Folge: erhöhte Risiken, höhere Kosten und verpasste Effizienzpotenziale. Genau hier setzt der Trend zur Konsolidierung an: ein einziges, integriertes Geschäftssystem, das alle Kernprozesse abbildet und gleichzeitig datenschutzkonform, DSGVO-konform und cloud-basiert ist. In diesem Artikel zeigen wir, warum die Konsolidierung Ihrer Multi-System-Landschaft nicht nur ein IT-Thema, sondern eine strategische Notwendigkeit für Datenschutz, Datenhoheit und Compliance ist. Wir beleuchten die rechtlichen Anforderungen, technischen Maßnahmen und praktischen Vorteile einer All-in-One-Lösung – und wie Sie damit langfristig mehr Kontrolle, Sicherheit und Wettbewerbsvorteile gewinnen.

Grundlagen des Datenschutzes in komplexen Geschäftssystemen

Der Datenschutz ist heute kein „Nice-to-have“, sondern eine zentrale Unternehmensaufgabe – besonders in komplexen, mehrschichtigen IT-Landschaften. Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) verpflichtet Unternehmen, personenbezogene Daten rechtmäßig, zweckgebunden, datensparsam und sicher zu verarbeiten. Doch was bedeutet das konkret in einer typischen Multi-System-Landschaft?

Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören nicht nur Name, Adresse und E-Mail, sondern auch IP-Adressen, Kundennummern, Mitarbeiterdaten, Vertragsinformationen und vieles mehr. In einer typischen Unternehmens-IT-Umgebung werden diese Daten in CRM-Systemen, ERP-Systemen, HR-Tools, E-Mail-Servern, Cloud-Speichern und diversen Speziallösungen verarbeitet.

Die DSGVO definiert sechs zentrale Grundsätze der Datenverarbeitung:

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz: Jede Datenverarbeitung muss eine Rechtsgrundlage haben (z. B. Einwilligung, Vertragsdurchführung, berechtigtes Interesse) und für die betroffene Person nachvollziehbar sein.
• Zweckbindung: Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und verarbeitet werden.
• Datenminimierung: Es dürfen nur diejenigen Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
• Richtigkeit: Daten müssen korrekt und auf dem neuesten Stand sein.
• Speicherbegrenzung: Daten dürfen nicht länger als nötig aufbewahrt werden.
• Integrität und Vertraulichkeit: Daten müssen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Zerstörung oder Missbrauch geschützt werden.

In einer Multi-System-Landschaft wird die Einhaltung dieser Grundsätze schnell zur Herausforderung. Daten liegen verteilt, oft ohne einheitliche Zugriffssteuerung, Löschkonzepte oder Audit-Trails. Die Gefahr von Datenpannen, unbefugtem Zugriff und Compliance-Verstößen steigt exponentiell. Eine konsolidierte, integrierte Geschäftslösung schafft hier Klarheit: zentrale Datenhoheit, einheitliche Prozesse und eine durchgängige DSGVO-Konformität.

Herausforderungen für den Datenschutz in integrierten Systemen

Unternehmen, die auf viele verschiedene Systeme setzen, stehen vor einer Reihe von Datenschutz- und Compliance-Herausforderungen. Diese sind nicht nur rechtlich riskant, sondern auch operativ teuer und ineffizient.

1. Datenflut und fehlende Übersicht

In einer typischen Multi-System-Landschaft liegen Kundendaten im CRM, Projekt- und Leistungsdaten im ERP, Mitarbeiterdaten im HR-System, Zeiterfassungsdaten in einem separaten Tool und Rechnungen in einem weiteren System. Oft existieren auch Excel-Listen, lokale Dateien und Cloud-Speicher, die nicht in das offizielle Datenmanagement eingebunden sind. Das Ergebnis: kein einheitliches Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, keine klare Übersicht darüber, wo welche Daten liegen, wie lange sie gespeichert werden und wer darauf zugreifen darf.

Studien zeigen, dass Unternehmen im Durchschnitt über 100 verschiedene Cloud-Anwendungen nutzen – viele davon ohne offizielle IT-Freigabe. Diese „Shadow IT“ ist ein massives Risiko für den Datenschutz, da oft keine TOMs, keine Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) und keine Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) vorliegen.

2. Komplexe Schnittstellen und Datenflüsse

Jedes zusätzliche System erzeugt neue Schnittstellen und Datenflüsse. Daten werden zwischen CRM und ERP synchronisiert, von HR-Systemen an Lohnbuchhaltungstools übermittelt, von Projektmanagement-Tools an Rechnungssysteme weitergeleitet. Jede dieser Schnittstellen ist ein potenzieller Angriffspunkt und muss datenschutzrechtlich abgesichert sein.

Die DSGVO verlangt, dass Unternehmen die Datenflüsse dokumentieren und sicherstellen, dass auch bei der Datenübermittlung an Dritte (z. B. Dienstleister, Cloud-Anbieter) die datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden. In einer Multi-System-Landschaft wird diese Dokumentation schnell unübersichtlich und fehleranfällig.

3. Fragmentierte Prozesse und fehlende Einheitlichkeit

Wenn jeder Bereich sein eigenes System nutzt, entstehen oft unterschiedliche Prozesse für ähnliche Aufgaben. So kann das Recht auf Auskunft, Löschung oder Widerspruch in einem System anders umgesetzt sein als in einem anderen. Das führt zu Inkonsistenzen, erhöhtem Schulungsaufwand und erhöhtem Risiko von Verstößen gegen die Betroffenenrechte.

Auch die Umsetzung von TOMs leidet: Zugriffsrechte, Passwortschutz, Verschlüsselung und Audit-Trails sind oft nicht einheitlich konfiguriert. Ein Mitarbeiter, der in mehreren Systemen arbeitet, muss sich an unterschiedliche Sicherheitsrichtlinien halten – was die Fehleranfälligkeit erhöht.

4. Compliance- und Audit-Risiken

Aufsichtsbehörden verlangen im Rahmen von Prüfungen die Vorlage eines vollständigen Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, der Auftragsverarbeitungsverträge, der Datenschutzerklärungen und der TOMs. In einer Multi-System-Landschaft ist die Erstellung und Pflege dieser Dokumente extrem aufwendig und fehleranfällig.

Ein Audit kann schnell zu einem Alptraum werden, wenn Daten in mehreren Systemen, Cloud-Diensten und lokalen Speichern verteilt sind. Die Gefahr von Bußgeldern, Image-Schäden und rechtlichen Konsequenzen steigt erheblich.

5. Kosten und Effizienzverluste

Neben den rechtlichen Risiken entstehen auch erhebliche operative Kosten:

• Hohe Lizenzkosten für viele verschiedene Systeme
• Aufwendige Schnittstellenentwicklung und -pflege
• Hoher Schulungs- und Support-Aufwand
• Zeitverluste durch Datenrecherche und manuelle Datenübertragungen
• Erhöhter IT- und Compliance-Aufwand

Studien zeigen, dass Unternehmen durch die Konsolidierung ihrer IT-Landschaft oft 20–30 % an Lizenz- und Betriebskosten einsparen können – ganz zu schweigen von den Effizienzgewinnen durch automatisierte Prozesse und zentrale Daten.

DSGVO-Compliance in der Praxis für ERP/CRM-Systeme

ERP- und CRM-Systeme sind zentrale Datensammler im Unternehmen. Sie speichern nicht nur Kundendaten, sondern oft auch Mitarbeiterdaten, Vertragsinformationen, Rechnungsdaten und Projektinformationen. Die DSGVO verlangt daher eine besonders sorgfältige Umsetzung der Compliance-Anforderungen in diesen Systemen.

1. Rechtsgrundlagen und Einwilligungen

Jede Datenverarbeitung im ERP/CRM muss eine Rechtsgrundlage haben. Typische Rechtsgrundlagen sind:

• Vertragserfüllung: z. B. Verarbeitung von Kundendaten zur Abwicklung von Aufträgen, Rechnungen und Lieferungen.
• Berechtigtes Interesse: z. B. Nutzung von Kundendaten für Direktmarketing, sofern die Interessen der betroffenen Person nicht überwiegen.
• Einwilligung: z. B. für Newsletter, Profiling oder die Nutzung von Tracking-Cookies auf der Website.

In der Praxis bedeutet das: CRM-Systeme müssen klar dokumentieren, auf welcher Rechtsgrundlage welche Daten verarbeitet werden. Einwilligungen müssen dokumentiert, jederzeit widerrufbar und einfach nachvollziehbar sein.

2. Betroffenenrechte umsetzen

Die DSGVO räumt betroffenen Personen umfangreiche Rechte ein:

• Auskunftsrecht: Die betroffene Person hat Anspruch auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, die Verarbeitungszwecke, die Speicherdauer und die Empfänger.
• Recht auf Berichtigung: Falsche oder unvollständige Daten müssen berichtigt werden.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Daten müssen gelöscht werden, wenn die Rechtsgrundlage entfällt oder die betroffene Person dies verlangt.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: In bestimmten Fällen kann die Verarbeitung eingeschränkt werden.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Daten müssen in einem strukturierten, gängigen Format übermittelt werden können.
• Widerspruchsrecht: z. B. gegen Direktmarketing oder Profiling.

In einer Multi-System-Landschaft ist die Umsetzung dieser Rechte extrem aufwendig: Daten müssen in mehreren Systemen gesucht, berichtigt oder gelöscht werden. Ein integriertes System vereinfacht dies erheblich: zentrale Datenhaltung, einheitliche Prozesse und automatisierte Workflows für Betroffenenrechte.

3. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Art. 30 DSGVO verpflichtet Unternehmen, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Dieses Verzeichnis muss u. a. enthalten:

• Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten
• Zwecke der Verarbeitung
• Beschreibung der betroffenen Personenkreise und der Kategorien personenbezogener Daten
• Empfänger oder Kategorien von Empfängern
• geplante Speicherdauer
• Informationen über Übermittlungen in Drittländer
• Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen

In einer Multi-System-Landschaft ist die Erstellung und Pflege dieses Verzeichnisses sehr aufwendig. Jedes System, jede Schnittstelle, jeder Dienstleister muss dokumentiert werden. Ein integriertes System reduziert die Komplexität: weniger Systeme, klarere Datenflüsse, einfachere Dokumentation.

4. Auftragsverarbeitung und AVV

Wenn ein Unternehmen personenbezogene Daten an einen Dienstleister (z. B. Cloud-Anbieter, IT-Dienstleister, Steuerberater) weitergibt, liegt Auftragsverarbeitung vor. In diesem Fall muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen werden.

Typische Auftragsverarbeiter im ERP/CRM-Umfeld sind:

• Cloud-Anbieter (z. B. Hosting, SaaS-Lösungen)
• IT-Dienstleister (z. B. Wartung, Support)
• Steuerberater, Lohnbuchhalter
• Marketing-Agenturen (z. B. E-Mail-Marketing, CRM-Betreuung)

Ein integriertes System reduziert die Anzahl der Auftragsverarbeiter und vereinfacht die Verwaltung der AVV. Statt Dutzende Verträge mit verschiedenen Anbietern zu pflegen, reicht oft ein einziger AVV mit dem Anbieter der All-in-One-Lösung.

5. Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)

Wenn eine Datenverarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen birgt, muss eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchgeführt werden. Typische Beispiele sind:

• umfangreiches Profiling
• großflächige Videoüberwachung
• Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten)
• großflächige Datenverarbeitung in Cloud-Systemen

Ein integriertes System erleichtert die Durchführung von DSFA: klarere Datenflüsse, einheitliche TOMs und eine zentrale Verantwortlichkeit.

Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Die DSGVO verlangt in Art. 5 Abs. 1 lit. f und Art. 32 DSGVO, dass Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ergreifen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. In einer Multi-System-Landschaft ist die Umsetzung dieser Maßnahmen oft unübersichtlich und inkonsistent. Ein integriertes System bietet hier klare Vorteile.

1. Zugriffskontrolle und Rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC)

Ein zentrales Prinzip der TOMs ist die Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen dürfen auf personenbezogene Daten zugreifen. Eine rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC) ermöglicht es, Zugriffsrechte nach Funktionen und Verantwortlichkeiten zu vergeben.

Beispiel:

• Vertriebsmitarbeiter: Zugriff auf Kundendaten, Angebote, Aufträge
• Projektmanager: Zugriff auf Projektdaten, Zeiterfassung, Rechnungen
• HR: Zugriff auf Mitarbeiterdaten, Gehaltsinformationen
• Finanzbuchhaltung: Zugriff auf Rechnungen, Zahlungsdaten
• Administrator: Vollzugriff, aber mit Audit-Trail

In einem integrierten System können diese Rollen zentral verwaltet werden. Ändert sich die Funktion eines Mitarbeiters, können die Zugriffsrechte zentral angepasst werden – ohne in mehreren Systemen nachzuarbeiten.

2. Verschlüsselung und Pseudonymisierung

Die Verschlüsselung personenbezogener Daten ist ein zentrales TOM. Daten sollten sowohl im Ruhezustand (at rest) als auch in der Übertragung (in transit) verschlüsselt sein. Typische Verschlüsselungsverfahren sind:

• SSL/TLS für Datenübertragung
• Verschlüsselung der Datenbank und der Speichermedien
• End-to-End-Verschlüsselung für sensible Daten

Pseudonymisierung ist ein weiteres wichtiges TOM: Personenbezogene Daten werden so verarbeitet, dass sie ohne zusätzliche Informationen nicht mehr einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Dies reduziert das Risiko bei Datenpannen und erleichtert die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze.

3. Audit-Trails und Protokollierung

Ein Audit-Trail dokumentiert alle relevanten Aktionen im System: Wer hat welche Daten wann geändert, gelöscht oder abgerufen? Dies ist entscheidend für die Rechenschaftspflicht, die Aufklärung von Datenpannen und die Durchführung von Audits.

Ein integriertes System bietet oft einen zentralen Audit-Trail, der alle Aktionen in CRM, ERP, Projektmanagement und Zeiterfassung erfasst. Dies ist deutlich effizienter und sicherer als die Zusammenführung von Protokollen aus mehreren Systemen.

4. Backup und Wiederherstellung

Regelmäßige Backups und ein funktionierendes Disaster-Recovery-Konzept sind essenzielle TOMs. Daten müssen regelmäßig gesichert und im Ernstfall schnell wiederhergestellt werden können.

Ein integriertes System vereinfacht dies: ein einheitliches Backup-Konzept, zentrale Wiederherstellung und klar definierte Verantwortlichkeiten.

5. Sicherheitsupdates und Patch-Management

Software muss regelmäßig aktualisiert werden, um Sicherheitslücken zu schließen. In einer Multi-System-Landschaft ist das Patch-Management oft dezentral und inkonsistent. Ein integriertes System ermöglicht ein zentrales Patch-Management, das die Sicherheit aller Komponenten gewährleistet.

6. Schulungen und Sensibilisierung

Technische Maßnahmen allein reichen nicht aus. Mitarbeiter müssen regelmäßig geschult werden, um Datenschutz- und IT-Sicherheitsrichtlinien zu verstehen und einzuhalten. Ein integriertes System erleichtert die Schulung: einheitliche Prozesse, einheitliche Oberflächen und einheitliche Sicherheitsrichtlinien.

Die Rolle von Cloud-Lösungen und KI im Datenschutz

Cloud-Lösungen und KI-Technologien spielen heute eine zentrale Rolle bei der Umsetzung von Datenschutz und Compliance. Sie bieten nicht nur Skalierbarkeit und Flexibilität, sondern auch erhebliche Vorteile für die Datensicherheit und die Einhaltung der DSGVO.

1. Vorteile von Cloud-Lösungen für Datenschutz und Compliance

Cloud-basierte Business-Lösungen bieten im Vergleich zu lokalen Systemen zahlreiche Vorteile:

• DACH-Hosting und DSGVO-Konformität: Anbieter mit Hosting in Deutschland oder der EU gewährleisten, dass personenbezogene Daten im EWR verbleiben und den Anforderungen der DSGVO entsprechen.
• Professionelle Sicherheitsinfrastruktur: Cloud-Anbieter investieren massiv in Firewalls, Intrusion-Detection-Systeme, Verschlüsselung und physische Sicherheit – oft deutlich mehr als typische Mittelstandsunternehmen.
• Zentrale Updates und Patches: Sicherheitsupdates werden zentral und zeitnah eingespielt, ohne dass das Unternehmen selbst dafür verantwortlich ist.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Die Lösung kann je nach Bedarf skaliert werden, ohne dass neue Hardware angeschafft werden muss.
• Kostenersparnis: Keine hohen Anschaffungskosten für Server und Lizenzen, sondern ein transparentes Abo-Modell.

Ein integriertes Cloud-System vereint CRM, ERP, Projektmanagement, Zeiterfassung und weitere Module in einer Plattform. Dies reduziert die Komplexität, verbessert die Datenhoheit und erleichtert die Einhaltung der DSGVO.

2. KI-gestütztes Management und Business Intelligence

Künstliche Intelligenz (KI) kann im Datenschutz und in der Compliance eine wichtige Rolle spielen:

• Automatisierte Risikoerkennung: KI kann ungewöhnliche Zugriffsmuster, potenzielle Datenpannen oder Compliance-Verstöße erkennen und Warnungen ausgeben.
• Intelligente Datenklassifizierung: KI kann automatisch identifizieren, welche Daten personenbezogen sind, und entsprechende Schutzmaßnahmen vorschlagen.
• Proaktive Compliance-Überwachung: KI-gestützte Tools können kontinuierlich prüfen, ob die TOMs eingehalten werden, ob die Betroffenenrechte umgesetzt sind und ob die DSFA aktuell sind.
• Business Intelligence und Entscheidungsunterstützung: KI-gestützte Analysen helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren, Risiken zu minimieren und strategische Entscheidungen zu treffen – alles auf Basis sicherer, integrierter Daten.

Ein Beispiel hierfür ist eine KI-gestützte Business-Intelligence-Plattform, die in eine integrierte Cloud-Lösung eingebettet ist. Sie analysiert Daten aus CRM, ERP und Projektmanagement, erkennt Muster und gibt Handlungsempfehlungen – alles unter Einhaltung der Datenschutzgrundsätze.

Vorteile integrierter, datenschutzkonformer Business-Lösungen

Die Konsolidierung einer Multi-System-Landschaft in ein einziges, integriertes Geschäftssystem bietet zahlreiche Vorteile – sowohl im Bereich Datenschutz und Compliance als auch in der operativen Effizienz.

1. Zentrale Datenhoheit und Transparenz

Ein integriertes System schafft zentrale Datenhoheit: alle relevanten Daten liegen in einer Plattform, mit einheitlichen Zugriffsrechten, einem zentralen Audit-Trail und einem klaren Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Dies verbessert die Transparenz, erleichtert die Einhaltung der DSGVO und reduziert das Risiko von Datenpannen.

2. Höhere Effizienz und Produktivität

Statt zwischen CRM, ERP, Projektmanagement und Zeiterfassung zu wechseln, arbeiten Mitarbeiter in einer einheitlichen Oberfläche. Prozesse können automatisiert werden, Daten müssen nicht mehr manuell übertragen werden und Suchzeiten werden reduziert. Studien zeigen, dass Unternehmen durch die Nutzung integrierter Systeme bis zu 30 % an Arbeitszeit einsparen können.

3. Kostensenkung und bessere Ressourcennutzung

Durch die Reduktion der Anzahl der Systeme fallen Lizenzkosten, Wartungskosten und Schnittstellenkosten weg. Zudem sinkt der Aufwand für IT-Support, Schulungen und Compliance-Management. Die eingesparten Ressourcen können in strategische Projekte investiert werden.

4. Risikominimierung und Compliance

Ein integriertes System reduziert die Anzahl der Schnittstellen, Auftragsverarbeiter und potenziellen Angriffspunkte. Die Umsetzung der TOMs, der Betroffenenrechte und der DSFA wird deutlich einfacher und sicherer. Dies minimiert das Risiko von Bußgeldern, Audits und Image-Schäden.

5. Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit

Ein modernes, cloud-basiertes All-in-One-System ist skalierbar und kann je nach Unternehmenswachstum erweitert werden. Neue Module (z. B. HR, Einkauf, Controlling) können einfach hinzugefügt werden, ohne dass neue Systeme angeschafft oder komplexe Schnittstellen entwickelt werden müssen.

6. Bessere Entscheidungsgrundlagen

Durch die Integration aller Geschäftsdaten in einer Plattform entsteht eine einheitliche Datenbasis für Berichte, Analysen und Business Intelligence. Entscheidungen können auf Basis aktueller, konsistenter und vollständiger Daten getroffen werden – nicht auf Basis von Excel-Listen oder fragmentierten Systemen.

7. Einfachere Einführung und Nutzung

Ein einheitliches System bedeutet eine einheitliche Benutzeroberfläche, einheitliche Prozesse und einheitliche Schulungen. Neue Mitarbeiter können sich schneller einarbeiten, und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist oft höher als bei einer Vielzahl von Spezialtools.

Zukunft des Datenschutzes und Best Practices

Der Datenschutz wird auch in Zukunft eine zentrale Rolle im Unternehmen spielen. Neue Technologien, strengere Vorgaben und steigende Erwartungen der Kunden erfordern ein proaktives und kontinuierliches Datenschutzmanagement.

1. Proaktives Datenschutzmanagement

Statt reaktiv auf Audits oder Datenpannen zu reagieren, sollten Unternehmen ein proaktives Datenschutzmanagement etablieren. Dazu gehören:

• Regelmäßige Datenschutz-Audits und Risikoanalysen
• Kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung der TOMs
• Regelmäßige Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeiter
• Einrichtung eines Datenschutzmanagementsystems (DSMS)

2. Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung

Der Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen sollten:

• Regelmäßig das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten prüfen und aktualisieren
• Die Einhaltung der Betroffenenrechte überwachen
• Die Wirksamkeit der TOMs regelmäßig testen (z. B. durch Penetrationstests, Sicherheitsaudits)
• Feedback von Mitarbeitern und Kunden einholen und nutzen

3. Zertifizierungen und externe Bestätigung

Zertifizierungen wie ISO 27001 (Informationssicherheit) oder branchenspezifische Standards (z. B. TISAX®) erhöhen das Vertrauen von Kunden und Partnern. Sie zeigen, dass das Unternehmen ein professionelles Datenschutz- und Sicherheitsmanagement betreibt.

4. Best Practices für die Konsolidierung

Wenn Sie Ihre Multi-System-Landschaft konsolidieren möchten, empfehlen wir folgende Schritte:

1. IST-Analyse: Dokumentieren Sie alle bestehenden Systeme, Datenflüsse, Schnittstellen und Auftragsverarbeiter.
2. Zieldefinition: Definieren Sie, welche Funktionen das neue System abbilden soll (CRM, ERP, Projektmanagement, Zeiterfassung, etc.).
3. Anforderungsprofil: Erstellen Sie ein detailliertes Anforderungsprofil, das auch Datenschutz, Compliance und IT-Sicherheit berücksichtigt.
4. Auswahl des Anbieters: Prüfen Sie, ob der Anbieter DSGVO-konform ist, DACH-Hosting bietet, TOMs implementiert und ein Audit-Trail, RBAC und Backup bietet.
5. Migrationsplan: Planen Sie die Datenmigration sorgfältig, mit Testphasen und Rollback-Optionen.
6. Schulung und Change Management: Bereiten Sie die Mitarbeiter vor, schulen Sie sie und begleiten Sie den Change-Prozess.
7. Kontinuierliches Monitoring: Überwachen Sie die Nutzung, die Compliance und die Sicherheit des neuen Systems kontinuierlich.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Was bedeutet „Integrität“ im Zusammenhang mit dem Datenschutz?

Im Datenschutz bedeutet Integrität, dass personenbezogene Daten korrekt, vollständig und unverändert sind. Sie müssen vor unbefugten oder unbeabsichtigten Änderungen geschützt werden. Dies wird durch technische Maßnahmen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Audit-Trails und regelmäßige Backups sichergestellt. Ein integriertes System mit zentralem Audit-Trail und rollenbasierter Zugriffssteuerung unterstützt die Gewährleistung der Datenintegrität deutlich besser als eine Multi-System-Landschaft.

2. Kann ein Cloud-System datenschutzkonform sein?

Ja, Cloud-Systeme können datenschutzkonform sein – vorausgesetzt, sie erfüllen die Anforderungen der DSGVO. Dazu gehören Hosting in der EU/DACH-Region, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Trails sowie die Einhaltung der Betroffenenrechte. Viele moderne Cloud-Lösungen sind explizit für die DSGVO konzipiert und bieten daher oft höhere Sicherheit als lokale Systeme.

3. Wie viele Systeme braucht ein Unternehmen wirklich?

Die optimale Anzahl hängt von der Unternehmensgröße, Branche und Komplexität ab. In der Praxis zeigen sich jedoch klare Vorteile bei der Konsolidierung auf ein einziges, integriertes Geschäftssystem, das CRM, ERP, Projektmanagement, Zeiterfassung und weitere Kernprozesse abbildet. Speziallösungen (z. B. für HR, Einkauf oder Controlling) können oft als Module in ein solches System integriert werden. Ziel sollte sein, die Anzahl der Systeme so weit wie möglich zu reduzieren, um Datenschutz, Compliance und Effizienz zu verbessern.

4. Was ist der Unterschied zwischen Datenschutz durch Technik und Datenschutz durch Voreinstellung?

„Datenschutz durch Technik und durch Voreinstellung“ (Art. 25 DSGVO) bedeutet, dass Datenschutz bereits bei der Entwicklung von Systemen und Prozessen berücksichtigt wird. Datenschutz durch Technik bezieht sich auf technische Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Pseudonymisierung. Datenschutz durch Voreinstellung bedeutet, dass die sichersten Einstellungen (z. B. keine Tracking-Cookies, minimale Datenerhebung) standardmäßig aktiviert sind. Ein modernes, integriertes Geschäftssystem sollte beide Prinzipien umsetzen.

5. Wie kann ich meine Multi-System-Landschaft sicher migrieren?

Die Migration sollte schrittweise und gut geplant erfolgen. Wichtige Schritte sind: 1) IST-Analyse aller bestehenden Systeme und Datenflüsse, 2) Definition der Zielarchitektur und Anforderungen, 3) Auswahl eines DSGVO-konformen Anbieters mit DACH-Hosting, 4) Erstellung eines detaillierten Migrationsplans mit Testphasen, 5) Sicherstellung der Datenintegrität und -sicherheit während der Migration, 6) umfassende Schulung der Mitarbeiter und 7) kontinuierliches Monitoring nach der Migration. Eine professionelle Beratung kann hier wertvolle Unterstützung leisten.

6. Welche Rolle spielt KI im Datenschutz?

KI kann im Datenschutz helfen, indem sie automatisiert Risiken erkennt, Daten klassifiziert, Compliance-Verstöße meldet und intelligente Empfehlungen gibt. Wichtig ist, dass KI-Systeme selbst datenschutzkonform betrieben werden: transparente Algorithmen, Einhaltung der Betroffenenrechte und geeignete TOMs. KI-gestützte Business-Intelligence-Plattformen in integrierten Systemen können so zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden.

7. Ist ein zentraler Datenschutzbeauftragter für alle Konzerngesellschaften möglich?

Ja, ein zentraler Datenschutzbeauftragter (Einheitsmodell) ist möglich, wenn er für alle Konzerngesellschaften zuständig ist und die Anforderungen der DSGVO erfüllt (Unabhängigkeit, ausreichende Ressourcen, klare Zuständigkeiten). Alternativ kann ein Koordinationsmodell mit lokalen Datenschutzbeauftragten und einer Konzernkoordination gewählt werden. Beide Modelle sind datenschutzkonform, wenn sie richtig aufgesetzt sind.

Fazit

Die Konsolidierung Ihrer Multi-System-Landschaft in ein einziges, integriertes Geschäftssystem ist mehr als nur ein IT-Projekt – es ist eine strategische Entscheidung für mehr Datenschutz, Compliance und Effizienz. Statt Daten in CRM, ERP, Projektmanagement und diversen Spezialtools zu verteilen, schaffen Sie zentrale Datenhoheit, einheitliche Prozesse und eine durchgängige DSGVO-Konformität. Sie reduzieren Risiken, senken Kosten und gewinnen wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft.

cashwerk ist eine cloud-basierte All-in-One-Lösung, die genau diese Herausforderungen löst: CRM, ERP, Projektmanagement, Zeiterfassung und Business Intelligence in einer Plattform – DSGVO-konform, mit DACH-Hosting, rollenbasierter Zugriffssteuerung, Audit-Trail und KI-gestützter Business Intelligence (CASPER AI). cashwerk ersetzt Ihre fragmentierten Tools und bietet eine datenschutzkonforme, sichere und effiziente Basis für Ihr Unternehmen.

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Quellen und weiterführende Literatur

1. Die sechs Grundsätze der DSGVO – actago.de (2023)
2. Grundsätze der Datenverarbeitung – IHK Rhein-Neckar (2023)
3. Was heißt „Integrität“ im Zusammenhang mit dem Datenschutz? – Datenschutz-Praxis.de (2023)
4. Integrität von Daten: Bedeutung für Unternehmen erklärt – proliance.ai (2023)
5. Leitlinien zum Schutz personenbezogener Daten für die IT-Governance – Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDPS) (2021)
6. Datenschutz durch Technik und Datenschutz durch Voreinstellung – DG-Datenschutz.de (2023)
7. Datenschutzkonzepte für Unternehmen – rdp-law.de (2023)
8. Zentral oder dezentral? So gelingt Datenschutz im Konzern – caralegal.eu (2023)
9. Artikel 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten – EUR-Lex (2016)
10. Artikel 30 DSGVO – Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten – EUR-Lex (2016)
11. Artikel 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung – EUR-Lex (2016)
12. Artikel 25 DSGVO – Datenschutz durch Technik und durch Voreinstellung – EUR-Lex (2016)