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Kundendaten im CRM gehören zu den sensiblesten Beständen: Sie verlangen rechtmäßige Verarbeitung, dokumentierte Zweckbindung, Einwilligungs‑ und Berechtigungslogik sowie revisionssichere Änderungs‑ und Zugriffsprotokolle.
Die DSGVO richtet sich an personenbezogene Daten aller Kontakte — Interessenten, Kunden, Partner. Für CRM bedeutet das: Jede Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage (z. B. Vertrag, berechtigtes Interesse — stets dokumentiert), Zweckbindung (kein „Zweckwechsel“ ohne neue Grundlage), Transparenz (Informationspflichten) und Datenminimierung („so wenig wie möglich, so viel wie nötig“). Zudem bestehen Betroffenenrechte (Auskunft, Löschung, Berichtigung, Datenportabilität) und Pflichten zu Aufbewahrung, Löschfristen und Auftragsverarbeitung beim Einsatz von Cloud‑Diensten. Ein professionelles CRM ersetzt keine Rechtsberatung — es liefert aber die organisatorisch‑technischen Werkzeuge, damit Ihre Prozesse auditierbar und operabel bleiben.
Vier Bausteine tauchen in Praxis und Audits immer wieder auf — strukturieren Sie sie früh:
Newsletter‑ und Tracking‑Szenarien benötigen klare Nachweise zur Einwilligung (inkl. Widerrufslogik und Nachweisfähigkeit).
Felder wie Geburtsdaten oder sensible Zusatzinfos nur erfassen, wenn operativ geschäftlich plausibel begründet ist — Lifecycle & Löschkonzepte dokumentieren.
Nach Abschluss des Zwecks oder Widerrufen Einwilligung müssen Löschungen und Pseudonymisierung vorbereitet sein — ohne stille Datenrestbestände ohne Verantwortung.
Status‑ und Zugriffslogs helfen beim Nachweis interner Kontrollsysteme gegenüber Geschäftsführung, Datenschutzbeauftragten und Prüfern.
Technische Grundlagen plus modularen Aufbau zur Reduktion unkontrollierter Kopien.
Strikte Zugriffe verhindern, dass CRM‑Daten in Zusatz‑Spreadsheets «nebenbei» ohne Governance weiterkopiert werden.
Made‑in‑Germany‑Ausrichtung und transparente Datenflüsse reduzieren Drittland‑Transferszenarien im operativen Tagesgeschäft.
CRM, Aufträge, Zeiten und Rechnungen verdichten Daten an einem konsistenten Objektbaum — Schlüsselfaktor gegen Medienbruch‑Leakage mit personenbezogenen Feldern.
Ordnen Sie Ihr CRM in den Gesamtkontext von Vertrag und Finanzakte.
Nein. Tools liefern Prozess‑ und Zugriffsmechaniken; Ihre Datenverarbeitungsverzeichnisse, Zweck‑ und Dokumentationspflichten sowie Verträge mit Auftragsverarbeitern bleiben Ihre Governance‑Aufgabe. Professionelle Begleitung durch einen Datenschutzbeauftragten oder Rechtsanwalt ist weiterhin angezeigt bei komplexeren Sales‑Stacks.
In der Organisation ist ein VVT üblich sobald strukturierte Kundendaten verarbeitet werden — das CRM ist typischerweise ein Kerneintrag samt Zweckarten, Datenkategorien, Empfängern und Löschfrist‑Logiken.
Das hängt von Rechtsgrundlage und Marketingkanal ab. Fehlt konkrete Interessenskontextualisierung, riskiert man unzulässige Profiling‑ oder Spam‑Konstellationen. Legen Sie pro Pipeline‑Stadium fest, welcher Nachweistyp (Einwilligung, Vertrag oder berechtigtes Interesse ggfs. unter Abwägung) greift.
Löschen heißt strukturierte Kaskaden: gekoppelte Aktivitäten, Angebote, Rechnungsbelege können steuerrechtlich längere Aufbewahrungszyklen haben. cashwerk strukturiert Lebenszyklen zusammen mit Finanz‑ und Projektmodulen, damit Löschvorgaben nicht gegen GoBD‑Impulse kollidieren.
Mindestens: Beschreibung der Nutzerrollen, Exportrichtlinien zu E‑Mail‑Tools, dokumentierte Datenimporte (Messen, gekaufte Listen) und Nachweise zu Einwilligungstexten. Ohne dokumentierte Datenquellen drohen höhere DPIA‑Anlässe oder Abwehrrisiken beim Marktüberwacher.
Verschlüsselung mindert Risikobewertung (Art. 32), ersetzt aber nicht fehlende Berechtigungsteilung oder ungesicherten Export Pflichtfeldkopien etwa per CSV in private Cloud‑Drives können Restrisiken maximal halten ohne organisatorisches Konzept weiterhin katastrophal bleiben.
Nutzen Sie die integrierte cashwerk Kernplattform, um operative und finanzbezogene Datenstränge ohne Medienbruch zu kombinieren — Grundlage stabiler Zweck‑ und Zweck‑fortführungsdokumentation.
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