E-Rechnungspflicht 2026/2027: was für dich gilt

Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Beim Versenden gilt gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Bis dahin darfst du Papier oder PDF verschicken, wenn der Empfänger zustimmt.

Beim Empfang ja — das gilt schon seit 2025. Beim Versenden noch nicht: 2026 ist das letzte Jahr der allgemeinen Übergangsfrist. Du darfst also im gesamten Jahr 2026 weiterhin PDF-Rechnungen verschicken, sofern dein Kunde einverstanden ist. Ab dem 1. Januar 2027 endet das für Unternehmen über 800.000 € Umsatz.

Alle inländischen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, müssen ab dem 1. Januar 2027 im Geschäft mit anderen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, hat bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.

Nein. Die Pflicht betrifft ausschließlich Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) sowie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. An Privatkunden darfst du weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Privatpersonen selbst müssen weder E-Rechnungen empfangen noch verarbeiten können.

Die deutsche Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Rechnungen ins EU-Ausland fallen nicht darunter. Allerdings führen immer mehr EU-Staaten eigene Pflichten ein, und die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) sieht eine europaweite Angleichung vor. Wer international fakturiert, sollte die Regeln des jeweiligen Ziellandes prüfen.

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) neu gefasst hat. Die technischen Anforderungen ergeben sich aus der europäischen Norm EN 16931. Für Rechnungen an Behörden gilt zusätzlich die E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes sowie die jeweiligen Landesverordnungen. Das Bundesfinanzministerium hat die Anwendung in mehreren BMF-Schreiben konkretisiert.

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen — sie dürfen dauerhaft PDF oder Papier verschicken. Empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen können, und zwar bereits seit dem 1. Januar 2025.

Eine Rechnung, deren Inhalt in klar benannten Datenfeldern steht, sodass eine Software sie ohne Abtippen einlesen und prüfen kann. Maßgeblich ist die Norm EN 16931. In Deutschland sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) die beiden gängigen Formate.

Nein. Eine normale PDF gilt seit 2025 als "sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung — sie enthält nur ein Abbild, keine auswertbaren Daten. Eine Ausnahme ist ZUGFeRD: Dort sind in der PDF zusätzlich strukturierte XML-Daten eingebettet, und damit erfüllt sie die Anforderungen.

Nein, es sind zwei verschiedene Formate — beide erfüllen aber die gesetzlichen Anforderungen. XRechnung ist eine reine XML-Datei, für Menschen nur mit Viewer lesbar, und im Behördengeschäft üblich. ZUGFeRD ist eine lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten und im B2B-Geschäft weiter verbreitet.

Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Im Browser oder Texteditor siehst du nur Rohdaten. Zum Lesen brauchst du einen Viewer — die Verwaltung stellt dafür kostenlose Werkzeuge bereit, und jede E-Rechnungs-Software zeigt die Datei als normale Rechnung an. Über unseren E-Rechnungs-Validator kannst du eine Datei hochladen, ansehen und gleichzeitig auf Formatfehler prüfen lassen.

Rechtlich reicht ein E-Mail-Postfach, das der Absender kennt. Praktisch brauchst du zusätzlich etwas, das die Datei lesbar macht und revisionssicher archiviert — denn aufbewahrungspflichtig ist die strukturierte Datei selbst, nicht ein Ausdruck davon. Eine Zustimmung musst du seit 2025 nicht mehr erteilen: Der Absender darf dir eine E-Rechnung ohne Rückfrage schicken.

Du brauchst eine Software, die das Format erzeugt — von Hand ist XML nicht praktikabel. In cashwerk schreibst du die Rechnung wie gewohnt und wählst beim Versand XRechnung oder ZUGFeRD; die Pflichtfelder nach EN 16931 werden aus deinen Stammdaten gefüllt. Für Rechnungen an Behörden kommt die Leitweg-ID des Auftraggebers dazu.

Ja. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, Umsätze an Privatkunden, Rechnungen ins Ausland sowie bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.

Acht Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Absatz 3 AO, § 257 Absatz 4 HGB); sie gilt für alle Belege, deren Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz im Original — ein Ausdruck oder eine umgewandelte PDF genügt nicht. Die GoBD verlangen zusätzlich, dass die Datei unveränderbar und maschinell auswertbar bleibt.

Reine Validatoren und Viewer sind vielfach kostenlos — unser E-Rechnungs-Prüfer zum Beispiel. Zum Erstellen und Versenden liegen Programme im deutschen Markt üblicherweise zwischen rund 10 € und 50 € pro Nutzer und Monat. Die aktuellen Konditionen für cashwerk findest du auf der Preisseite.

Praktisch am unangenehmsten: Dein Kunde darf eine formal falsche Rechnung zurückweisen, und ohne ordnungsgemäße Rechnung kann ihm der Vorsteuerabzug versagt werden — das führt zu Rückfragen und verzögerten Zahlungen. Formfehler können außerdem im Rahmen einer Betriebsprüfung beanstandet werden. Bei konkreten Zweifeln ist die Steuerberatung die richtige Adresse.