Zeiterfassungspflicht: was seit 2022 gilt

Ja. Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Grundlage ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, der die Pflicht aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz herleitet. Ein eigenes Zeiterfassungsgesetz gibt es dafür nicht, die Pflicht gilt trotzdem.

Nein, bisher nicht. Die Form ist derzeit frei: Papieraufzeichnungen und Excel-Tabellen sind rechtlich zulässig, solange sie vollständig und nachvollziehbar sind. Seit dem 18. Juni 2026 liegt ein Referentenentwurf vor, der die elektronische Erfassung vorschreiben würde, verabschiedet ist er nicht. Bis dahin bleibt es bei der freien Formwahl.

Ab dem ersten. Für die Pflicht zu erfassen gibt es keine Mindestgröße, sie gilt für jeden Arbeitgeber mit Angestellten. Eine Untergrenze ist nur für die geplante elektronische Form vorgesehen: Nach dem aktuellen Entwurf dürften Arbeitgeber mit bis zu zehn Arbeitnehmern weiter auf Papier erfassen.

Rechtlich bislang nichts. Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 sieht elektronische Erfassung grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung vor, mit tarifvertraglicher Öffnung auf bis zu sieben Kalendertage. Beschlossen ist das Gesetz nicht. Der Entwurf staffelt die Übergangsfristen nach Größe: ein Jahr für alle Arbeitgeber, zwei Jahre unter 250 Arbeitnehmern, fünf Jahre unter 50 Arbeitnehmern.

Verpflichtet ist der Arbeitgeber. Er darf die Eingabe an die Beschäftigten delegieren — die meisten Systeme funktionieren genau so —, bleibt aber dafür verantwortlich, dass tatsächlich, vollständig und richtig erfasst wird. Wer die Erfassung nur anbietet und nicht kontrolliert, erfüllt die Pflicht nicht.

Im Wesentlichen leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes sowie Geschäftsführende. Für Soloselbstständige ohne Beschäftigte gilt die Pflicht nicht. Alle übrigen Arbeitsverhältnisse sind erfasst — auch Teilzeit, Minijobs, Werkstudierende und Aushilfen.

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Es geht um die gesamte Arbeitszeit einschließlich der Überstunden, nicht nur um die Überstunden allein, das war der Kern der BAG-Entscheidung. Pausen zählen nach § 2 Absatz 1 Arbeitszeitgesetz nicht zur Arbeitszeit; wer sie mitbucht, kann Beginn und Ende sauber gegeneinander abgrenzen. Zusätzlich verlangt § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz seit jeher, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen.

Eine ausdrückliche Vorgabe zur Minutengenauigkeit gibt es nicht. Verlangt wird eine objektive und verlässliche Aufzeichnung. Pauschale Rundungen zulasten der Beschäftigten oder nachträglich eingetragene Sollzeiten dürften dieses Kriterium verfehlen, entschieden ist dazu aber nichts. In der Praxis erfassen die meisten Systeme deshalb minutengenau, weil sich damit jede Diskussion erübrigt.

Jede Aufzeichnung, die elektronisch entsteht und maschinell auswertbar bleibt — also Zeiterfassungssoftware, App, Terminal oder Browser-Erfassung. Eine eingescannte Papierliste zählt nicht dazu, weil sie nur ein Abbild ist. Eine Excel-Tabelle ist elektronisch, gilt aber als schwach: Sie lässt sich unbemerkt nachträglich ändern und liefert keine Änderungshistorie.

Rechtlich ja, solange kein neues Gesetz gilt. Praktisch ist beides riskant: Ohne Änderungsprotokoll lässt sich im Streitfall — etwa bei einer Überstundenklage — kaum belegen, dass die Aufzeichnung unverändert ist. Im Zweifel geht das zulasten des Arbeitgebers, weil ihn die Nachweispflicht trifft.

Zwei Jahre. § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz verlangt diese Frist für die Aufzeichnungen über acht Stunden werktäglich hinaus, § 17 Mindestlohngesetz für Minijobs und die Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Für die aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitete Erfassung der gesamten Arbeitszeit gibt es bisher keine eigene gesetzliche Frist; der Referentenentwurf will die zwei Jahre auf alle Aufzeichnungen ausdehnen. Aufzubewahren sind sie so, dass sie für die Aufsichtsbehörde nachvollziehbar bleiben.

Das Arbeitszeitgesetz ahndet fehlende Aufzeichnungen nach § 16 Absatz 2 als Ordnungswidrigkeit mit bis zu 30.000 Euro. Die aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitete Pflicht, die gesamte Arbeitszeit zu erfassen, ist bisher nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Die Aufsichtsbehörde kann dir aber nach § 22 Absatz 3 Arbeitsschutzgesetz aufgeben, ein Erfassungssystem einzuführen, und wer dieser vollziehbaren Anordnung nicht folgt, zahlt nach § 25 Arbeitsschutzgesetz ebenfalls bis zu 30.000 Euro. Der Referentenentwurf will die Aufzeichnungspflicht selbst bußgeldbewehrt machen. Der praktisch häufigere Schaden entsteht ohnehin anders: Ohne belastbare Aufzeichnungen stehst du bei Überstundenstreitigkeiten schlecht da.

Ja. Weder Vertrauensarbeitszeit noch mobiles Arbeiten sind ausgenommen, denn die Pflicht folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz, und das gilt für alle Beschäftigten. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, sie bedeutet dann Vertrauen in die Lage der Arbeitszeit und nicht den Verzicht auf ihre Erfassung. Ausdrücklich entschieden hat das Bundesarbeitsgericht dazu allerdings nichts; der Koalitionsvertrag von 2025 will die Vertrauensarbeitszeit ausdrücklich erhalten.

Unabhängig von der allgemeinen Pflicht verlangt § 17 Mindestlohngesetz für Minijobs und für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen — etwa Bau, Gastronomie, Logistik, Gebäudereinigung — eine Aufzeichnung binnen sieben Tagen. Diese Pflicht galt schon vor dem BAG-Beschluss und besteht unverändert fort.