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Arbeitszeit erfassen ist in Deutschland schon heute Pflicht — nicht erst ab einem Stichtag, nicht erst ab einer bestimmten Betriebsgröße. Ob sie elektronisch erfolgen muss, ist dagegen noch offen. Hier steht, was gilt und was sich gerade ändert.
Ja, Arbeitszeiterfassung ist Pflicht — seit Oktober 2022, für alle Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Form ist derzeit frei: Papier und Excel sind zulässig. Eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es noch nicht — dazu liegt seit Juni 2026 ein Referentenentwurf vor, der aber nicht verabschiedet ist.
Der Europäische Gerichtshof entschied am 14. Mai 2019, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der Arbeitszeit brauchen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 klargestellt, dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt — abgeleitet aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes. Es brauchte dafür kein neues Gesetz: Seit Oktober 2022 ist die Erfassung der gesamten Arbeitszeit verbindlich, nicht nur die der Überstunden. Wichtig ist der Unterschied zwischen dem Ob und dem Wie. Dass erfasst werden muss, steht fest. Wie erfasst wird, ist bislang nicht vorgeschrieben — genau diese Lücke soll die geplante Novelle des Arbeitszeitgesetzes schließen.
Die Pflicht trifft jeden Arbeitgeber mit Beschäftigten — vom Zwei-Personen-Büro bis zum Konzern. Eine Untergrenze nach Mitarbeiterzahl gibt es nicht, und auch Homeoffice, mobiles Arbeiten und Vertrauensarbeitszeit sind nicht ausgenommen. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber, selbst wenn die Beschäftigten ihre Zeiten eigenständig eintragen. Ausgenommen sind im Wesentlichen leitende Angestellte und Geschäftsführende. Für Soloselbstständige ohne Angestellte gilt die Pflicht nicht — dort bleibt Zeiterfassung eine rein betriebswirtschaftliche Entscheidung, etwa um Projekte sauber abrechnen zu können.
Vom gesetzlichen Nachweis zur praktischen Umsetzung:
Der Europäische Gerichtshof verpflichtet die Mitgliedstaaten, von Arbeitgebern ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit zu verlangen. Bekannt geworden als „Stechuhr-Urteil".
Das Bundesarbeitsgericht stellt fest, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland bereits besteht — hergeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz. Ein neues Gesetz ist dafür nicht nötig.
Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen. Die Form ist frei — Papier, Tabelle oder Software sind gleichermaßen zulässig, solange die Aufzeichnung vollständig und nachvollziehbar ist.
Ein Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes sieht vor, die Erfassung grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung vorzuschreiben. Tarifverträge sollen eine spätere Dokumentation bis zu sieben Tage erlauben, Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten von der elektronischen Form ausgenommen werden.
Am 1. Juli 2026 hat der Koalitionsausschuss über die strittigen Punkte beraten, vor allem über den Tarifvorbehalt bei der wöchentlichen Höchstarbeitszeit. Ein beschlossenes Gesetz gibt es bislang nicht. Bis dahin gilt das heutige Arbeitszeitgesetz unverändert. Der Koalitionsvertrag von 2025 nennt gestaffelte Übergangsfristen: ein Jahr für große Unternehmen, zwei Jahre bis 250 Beschäftigte, fünf Jahre für Kleinbetriebe.
Zeiten erfassen, die auch für die Abrechnung taugen — nicht nur für den Nachweis.
Erfassung per Browser, Handy oder Terminal. Pausen laufen mit, Korrekturen bleiben mit Zeitstempel und Urheber nachvollziehbar.
Auswertungen je Person, Team und Zeitraum, exportierbar für Prüfungen. Die vorgeschriebene Aufbewahrung von zwei Jahren läuft automatisch mit.
Dieselbe Zeitbuchung zahlt auf Projektbudget, Leistungsnachweis und Rechnung ein — du erfasst nicht zweimal, einmal für den Nachweis und einmal fürs Geld.
Ja. Seit Oktober 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Grundlage ist ein Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, der die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz herleitet. Ein eigenes Zeiterfassungsgesetz gibt es dafür nicht — die Pflicht gilt trotzdem.
Nein, bisher nicht. Die Form ist derzeit frei: Papieraufzeichnungen und Excel-Tabellen sind rechtlich zulässig, solange sie vollständig und nachvollziehbar sind. Seit Juni 2026 liegt ein Referentenentwurf vor, der die elektronische Erfassung vorschreiben würde — verabschiedet ist er nicht. Bis dahin bleibt es bei der freien Formwahl.
Ab dem ersten. Für die Pflicht zu erfassen gibt es keine Mindestgröße — sie gilt für jeden Arbeitgeber mit Angestellten. Eine Untergrenze ist nur für die geplante elektronische Form vorgesehen: Nach dem aktuellen Entwurf wären Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten davon ausgenommen und dürften weiter auf Papier erfassen.
Rechtlich bislang nichts. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht elektronische Erfassung grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung vor, mit tarifvertraglicher Öffnung auf bis zu sieben Tage. Am 1. Juli 2026 hat der Koalitionsausschuss über die Streitpunkte beraten, beschlossen ist das Gesetz nicht. Der Koalitionsvertrag von 2025 nennt Übergangsfristen von einem Jahr für große Unternehmen, zwei Jahren bis 250 Beschäftigte und fünf Jahren für Kleinbetriebe.
Verpflichtet ist der Arbeitgeber. Er darf die Eingabe an die Beschäftigten delegieren — die meisten Systeme funktionieren genau so —, bleibt aber dafür verantwortlich, dass tatsächlich, vollständig und richtig erfasst wird. Wer die Erfassung nur anbietet und nicht kontrolliert, erfüllt die Pflicht nicht.
Im Wesentlichen leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes sowie Geschäftsführende. Für Soloselbstständige ohne Beschäftigte gilt die Pflicht nicht. Alle übrigen Arbeitsverhältnisse sind erfasst — auch Teilzeit, Minijobs, Werkstudierende und Aushilfen.
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich der Pausen. Es geht um die gesamte Arbeitszeit, nicht nur um Überstunden — das war der Kern der BAG-Entscheidung. Zusätzlich verlangt § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz seit jeher, die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen.
Eine ausdrückliche Vorgabe zur Minutengenauigkeit gibt es nicht. Verlangt wird eine objektive und verlässliche Aufzeichnung — pauschale Rundungen zulasten der Beschäftigten oder das nachträgliche Eintragen von Sollzeiten erfüllen das nicht. In der Praxis erfassen die meisten Systeme deshalb minutengenau, weil sich damit jede Diskussion erübrigt.
Jede Aufzeichnung, die elektronisch entsteht und maschinell auswertbar bleibt — also Zeiterfassungssoftware, App, Terminal oder Browser-Erfassung. Eine eingescannte Papierliste zählt nicht dazu, weil sie nur ein Abbild ist. Eine Excel-Tabelle ist elektronisch, gilt aber als schwach: Sie lässt sich unbemerkt nachträglich ändern und liefert keine Änderungshistorie.
Rechtlich ja, solange kein neues Gesetz gilt. Praktisch ist beides riskant: Ohne Änderungsprotokoll lässt sich im Streitfall — etwa bei einer Überstundenklage — kaum belegen, dass die Aufzeichnung unverändert ist. Im Zweifel geht das zulasten des Arbeitgebers, weil ihn die Nachweispflicht trifft.
Zwei Jahre. Diese Frist ergibt sich aus § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz und wird auch im Koalitionsvertrag von 2025 fortgeschrieben. Aufzubewahren sind die Aufzeichnungen so, dass sie für die Aufsichtsbehörde nachvollziehbar bleiben.
Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Der Referentenentwurf sieht Bußgeldregelungen auch für die neue Dokumentationspflicht vor, abschließend festgelegt sind sie noch nicht. Der praktisch häufigere Schaden entsteht ohnehin anders: Ohne belastbare Aufzeichnungen steht der Arbeitgeber bei Überstundenstreitigkeiten schlecht da.
Ja. Weder Vertrauensarbeitszeit noch mobiles Arbeiten sind ausgenommen. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich — sie bedeutet künftig aber Vertrauen in die Lage der Arbeitszeit, nicht den Verzicht auf ihre Erfassung. Genau das hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt.
Unabhängig von der allgemeinen Pflicht verlangt § 17 Mindestlohngesetz für Minijobs und für die in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen — etwa Bau, Gastronomie, Logistik, Gebäudereinigung — eine Aufzeichnung binnen sieben Tagen. Diese Pflicht galt schon vor dem BAG-Beschluss und besteht unverändert fort.
Dieser Beitrag gibt den Stand von August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Novelle des Arbeitszeitgesetzes ist noch nicht verabschiedet — der Stand kann sich kurzfristig ändern. Für deinen konkreten Fall ist die Fachanwaltschaft für Arbeitsrecht die richtige Adresse.
In cashwerk zahlt dieselbe Zeitbuchung auf den gesetzlichen Nachweis und auf Projektbudget und Rechnung ein.
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