GoBD-konform arbeiten: was das konkret heißt

GoBD-konform heißt, dass deine elektronische Buchführung die sechs Grundsätze des BMF-Schreibens erfüllt: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit — dokumentiert durch eine Verfahrensdokumentation. Der Begriff beschreibt also einen Zustand deines gesamten Ablaufs, nicht ein Merkmal eines einzelnen Programms.

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Geschrieben wird sie mit kleinem „o“ — das steht für „ordnungsmäßig“. Sie ersetzte 2015 die früheren GDPdU und GoBS.

Nein. Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums und binden zunächst nur die Finanzverwaltung. Sie legen aus, wie bestehende Pflichten aus Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch bei elektronischer Buchführung zu verstehen sind. Praktisch wirken sie wie verbindliche Vorgaben, weil jede Betriebsprüfung an ihnen ausgerichtet ist.

Nein. Das BMF stellt in den GoBD ausdrücklich klar, dass es keine Positivtestate oder Zertifikate der Finanzverwaltung für Buchführungssoftware gibt — weder für Programme noch für einzelne Funktionen. Wenn ein Anbieter mit „GoBD-zertifiziert“ wirbt, stammt dieses Testat von einer privaten Prüfstelle oder Wirtschaftsprüfung. Das kann hilfreich sein, ersetzt aber weder deine Verfahrensdokumentation noch die Beurteilung im Einzelfall.

Für sich genommen nicht. Eine Excel-Tabelle lässt sich jederzeit spurlos ändern und erfüllt damit die Unveränderbarkeit nicht — es gibt keine Protokollierung, welche Zelle wann von wem geändert wurde. Als Hilfsmittel für Nebenrechnungen ist Excel unproblematisch; als führendes System für Buchungen und Belege ist es in einer Prüfung angreifbar.

Diese Programme sind so gebaut, dass sich damit GoBD-konform arbeiten lässt — sie protokollieren Änderungen, vergeben fortlaufende Nummern und archivieren revisionssicher. Dasselbe gilt für cashwerk. Konform wird aber erst dein Betrieb, nicht das Produkt: Ohne saubere Prozesse und Verfahrensdokumentation nützt die beste Software nichts. Eine amtliche Bestätigung, dass ein bestimmtes Programm „GoBD-konform“ sei, gibt es von der Finanzverwaltung für keinen Anbieter.

Eine PDF kann Teil einer GoBD-konformen Ablage sein, reicht allein aber nicht. Entscheidend ist, dass sie im Originalformat unverändert aufbewahrt, systematisch auffindbar und mit der Buchung verknüpft ist. Eine PDF, die im Mailpostfach liegt und dort gelöscht oder überschrieben werden kann, erfüllt die Anforderungen nicht.

Ein reiner Cloud-Speicher genügt nicht. Es fehlt die Unveränderbarkeit: Dateien lassen sich ersetzen, umbenennen oder löschen, ohne dass ein prüfbares Protokoll entsteht. Auch Verknüpfung zur Buchung, Suchbarkeit und Verfahrensdokumentation fehlen. Für die Archivierung braucht es ein System mit Revisionssicherheit — oder ein revisionssicheres Archiv zusätzlich zum Speicher.

Eine Ablage, in der Belege unveränderbar, vollständig, systematisch geordnet, jederzeit auffindbar und maschinell auswertbar über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben. Elektronisch empfangene Belege müssen dabei in ihrem Originalformat erhalten bleiben — eine E-Rechnung im XML-Format also als XML, nicht als Ausdruck oder umgewandelte PDF.

Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre — das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, empfangene Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs. Alle Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstand.

Alles, was für die Besteuerung von Bedeutung ist und elektronisch entsteht oder eingeht: Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Kassendaten, Lieferscheine mit Belegfunktion sowie Geschäfts-E-Mails, sofern sie eine solche Funktion haben. Eine E-Mail, die nur eine Rechnung transportiert, ist wie ein Briefumschlag zu behandeln — aufbewahrungspflichtig ist der Anhang.

Nicht durch Überschreiben. Eine gebuchte oder versendete Rechnung wird nicht korrigiert, sondern durch eine Storno- oder Korrekturrechnung ersetzt, die auf das Original verweist. Beide Belege bleiben erhalten. Wird der ursprüngliche Inhalt still überschrieben, ist die Unveränderbarkeit verletzt — und die Buchführung formell angreifbar.

Ja, dem Grundsatz nach — sie darf aber im Umfang zu deinem Betrieb passen. Bei einem Einzelunternehmen mit wenigen Belegen im Monat reichen meist wenige Seiten, die beschreiben, wie Rechnungen entstehen, wo sie abgelegt werden und wer Zugriff hat. Entscheidend ist, dass eine dritte Person den Weg eines Belegs nachvollziehen kann.

Formelle Mängel können dazu führen, dass die Finanzverwaltung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verwirft. Die praktische Folge ist eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 Abgabenordnung — die in aller Regel nicht zu deinen Gunsten ausfällt. Bei fehlender Verfahrensdokumentation allein wird meist noch nicht verworfen, in Kombination mit weiteren Mängeln aber sehr wohl.

Sie gelten parallel und lösen einander nicht ab. Die E-Rechnungspflicht regelt das Format, in dem Rechnungen zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Die GoBD regeln, wie diese Rechnungen zu erfassen und aufzubewahren sind. Eine XRechnung muss also als strukturierte Datei im Original unveränderbar archiviert werden — Details dazu stehen auf unserer Seite zur E-Rechnungspflicht.