Laden...
Laden...
Eine Rechnung ist schnell geschrieben – richtig geschrieben ist sie, wenn alle Pflichtangaben nach § 14 UStG drin sind, die Nummer lückenlos ist und du sie acht Jahre unverändert vorlegen kannst. Hier steht, worauf es ankommt.
Die Pflichtangaben stehen in § 14 Absatz 4 UStG. Fehlt eine, darf dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen – und du bekommst die Rechnung zurück.
Nicht die Optik, sondern diese Punkte kosten Zeit bei Kunde, Steuerkanzlei und Prüfung:
Rechnungsnummern müssen einmalig und fortlaufend sein. Parallele Excel-Listen oder gelöschte Entwürfe erzeugen Lücken, die in der Prüfung erklärt werden müssen.
Ohne Leistungsdatum oder -zeitraum ist die Rechnung unvollständig. Bei laufenden Projekten und Retainern gehört der abgerechnete Zeitraum auf jede Rechnung.
Eine versendete Rechnung wird nicht überschrieben, sondern storniert oder per Gutschrift korrigiert – mit Verweis auf das Original. Sonst ist die GoBD-Unveränderbarkeit verletzt.
Abgerechnete Stunden ohne erfasste Zeiten oder unterschriebenen Leistungsnachweis lassen sich im Streitfall nicht belegen.
Die Rechnung entsteht aus Angebot, Projekt oder erfassten Zeiten – mit allen Pflichtangaben aus deinen Stammdaten.
Kunde, Steuernummer, Nummernkreis, Steuersätze und Leistungszeitraum kommen aus dem System. Beim Versand wählst du PDF, XRechnung oder ZUGFeRD.
Gebuchte Rechnungen bleiben, wie sie sind. Korrekturen laufen als Storno oder Gutschrift mit Verknüpfung zum Original, jedes PDF als PDF/A.
Stunden aus der Zeiterfassung, Positionen aus dem Angebot, Meilensteine aus dem Projekt – ohne doppelte Abrechnung.
Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Absatz 3 AO); die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. In dieser Zeit muss sie unverändert und lesbar bleiben – als PDF/A im Archiv, nicht als bearbeitbare Datei im Ordner. Was die GoBD im Detail verlangen, steht auf unserer GoBD-Seite.
Rechnungen hängen an Angeboten, Projekten und Zeiten – hier geht es weiter.
Im Geschäft mit anderen Unternehmen nur noch übergangsweise: Seit 2025 gilt eine PDF als „sonstige Rechnung“, und die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, kommt gestaffelt ab 2027. Was genau wann gilt, steht auf unserer Seite zur E-Rechnungspflicht.
Die Nummer muss einmalig und fortlaufend sein. Ein Nummernkreis pro Organisation, Standort oder Marke ist erlaubt – Lücken darin sollten sich erklären lassen. In cashwerk vergibt der Nummernkreis die Nummer erst beim Buchen, Entwürfe erzeugen keine Lücken.
Als Datum oder Zeitraum, in dem du geleistet hast – bei Projekten und Retainern der abgerechnete Monat oder die Phase. cashwerk übernimmt den Zeitraum aus erfassten Zeiten oder dem Meilenstein.
Nicht überschreiben. Eine versendete Rechnung stornierst du mit einer Stornorechnung oder korrigierst sie per Gutschrift – beide verweisen auf das Original. So bleibt der Vorgang nachvollziehbar.
Ja. Teil- und Abschlagsrechnungen gehören zu einer Kette; die Schlussrechnung zieht bereits gestellte Beträge und Anzahlungen ab. cashwerk rechnet die Kette automatisch.
Acht Jahre (§ 147 Absatz 3 AO für Buchungsbelege), beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.
Pflichtangaben aus den Stammdaten, Nummern aus dem Nummernkreis, Positionen aus Angebot und Zeiterfassung – und das PDF/A im Archiv. Rechnungen sind in jedem Plan unbegrenzt.
Rechnungen in cashwerk